Програма для фактур KSeF: як вибрати (program do faktur KSeF)
Коротко: добра програма для фактур KSeF для інтернет-магазину сама бере замовлення з вашої платформи, виставляє фактуру після оплати і коригування після повернення. Безкоштовно фактури можна виставляти в інструментах Міністерства фінансів (MF), але тоді кожне замовлення ви переписуєте вручну. Нижче порівнюємо типи інструментів, а не бренди, і даємо список питань до постачальника.
Три типи інструментів
З KSeF працюють через програму, інтегровану з API KSeF, або через безкоштовні інструменти MF (FAQ MF, категорія „Podstawowe informacje o KSeF”, пит. 2). Для інтернет-магазину вибір на практиці такий:
| Тип | Як працює | Кому підходить |
|---|---|---|
| Програма для фактур (онлайн або встановлювана) | виставляє фактури в KSeF; з магазином з'єднується плагіном або інтеграцією | фірма виставляє також фактури не з магазину, бухгалтер працює в цій програмі |
| Застосунок платформи магазину | працює в панелі магазину і сам надсилає фактури в KSeF | більшість фактур походить з одного магазину |
| Система замовлень або ERP разом з програмою для фактур | збирає замовлення з багатьох каналів і передає їх на фактурування | магазин плюс Allegro та інші маркетплейси |
Приклади платформ, з якими з'єднуються такі інструменти: Shopify, WooCommerce, PrestaShop, а із систем замовлень Base (раніше BaseLinker).
Будь-яка інтеграція, хоч би хто її зробив, проходить однакові кроки: бере із замовлення NIP, дані фірми, позиції, ставки VAT, доставку і дату оплати; будує XML у структурі FA(3); входить у KSeF вашим сертифікатом KSeF або токеном і надсилає файл; отримує номер KSeF і UPO або відмову; записує номер біля замовлення і дає покупцеві PDF з QR-кодом; при поверненні виставляє коригування з номером KSeF первісної фактури. Різниця між шляхами лише в тому, хто робить який крок.
Безкоштовні інструменти MF і їх межі
Платна програма не обов'язкова. MF безкоштовно дає Aplikacja Podatnika KSeF і Aplikacja Mobilna KSeF (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, пит. 35), а також e-mikrofirma в e-Urząd Skarbowy (FAQ MF, категорія „Podstawowe informacje o KSeF”, пит. 2).
Межі для магазину:
- Немає зв'язку з магазином. Кожне замовлення з NIP ви переписуєте вручну: дані фірми, позиції, ставки, доставку.
- Коригування теж вручну. При поверненні шукаєте фактуру, її номер KSeF і переписуєте повернені позиції з мінусом.
- Без фактур з додатком (załącznik). Їх можна виставити тільки в комерційних програмах, інтегрованих з API KSeF 2.0 (FAQ MF, категорія „Załączniki do faktur”, пит. 18). Для типового магазину це зазвичай не важливо.
Кілька фактур для фірм на місяць це розумний випадок для безкоштовного інструмента. Покрокова інструкція: як виставити фактуру в KSeF вручну. При кількох десятках замовлень з NIP ручна робота і ризик друкарської помилки коштують більше, ніж підписка.
У безкоштовних планах комерційних програм зазвичай є ліміт фактур на місяць. Перевірте, чи рахуються в ліміт коригування і що буде після його перевищення: фактури чекатимуть чи інструмент перестане працювати.
Критерії вибору для інтернет-магазину
- Інтеграція з вашою платформою. Замовлення потрапляють у програму самі чи їх треба імпортувати з файлу.
- Момент виставлення. Фактура створюється після оплати, після відправки чи вручну. При передоплаті податковий обов'язок з VAT виникає в момент оплати, тож це важливо.
- NIP у кошику. KSeF не перевіряє, чи NIP належить покупцеві (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, пит. 21). Чи перевіряє програма або плагін хоча б контрольну суму при покупці.
- Коригування при поверненнях. Чи повернення в панелі магазину саме створює фактуру-коригування (faktura korygująca) з номером KSeF первісної фактури, зокрема для вартості доставки і часткових повернень.
- Валюти. При продажу в євро VAT треба вказати в злотих за середнім курсом NBP з останнього робочого дня перед податковим обов'язком (art. 31a ust. 1 ustawy o VAT). Чи бере програма курс сама. Детально: фактура в євро в KSeF.
- PDF з QR-кодом. Візуалізація, передана поза KSeF, мусить мати QR-код (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, пит. 34). Чи отримує покупець PDF автоматично.
- Перерви в роботі KSeF. Чи невідправлені фактури чекають у черзі і де видно, що не пройшло.
- Витратні фактури. KSeF не надсилає повідомлень про нові фактури, програма мусить завантажувати їх сама (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, пит. 38 і 40). Чи робить це ваша програма, чи тільки бухгалтер. Див. як отримувати фактури від постачальників.
- З'єднання з KSeF. Сертифікат KSeF (чинний до 2 років, FAQ MF, категорія „Certyfikaty KSeF”, пит. 2) або токен. MF заявило, що вхід токеном залишиться і після 2026 р. (FAQ MF, категорія „Uprawnienia i autoryzacja”, пит. 39), але розпорядження про користування KSeF (§ 13) досі називає 31 грудня 2026 р. і станом на 19 жовтня 2026 р. не змінене. Про вибір між ними: токен KSeF чи сертифікат.
- Ціна за фактуру. Підписку діліть на кількість фактур і коригувань на місяць, а не на кількість усіх замовлень.
Порівняння категорій
| Критерій | Інструменти MF | Програма + плагін | Застосунок платформи | Система замовлень + програма |
|---|---|---|---|---|
| Вартість | 0 zł | підписка програми, іноді плагіна | підписка застосунку | підписка системи і програми |
| Замовлення з магазину | вручну | автоматично через плагін | автоматично | автоматично, з багатьох каналів |
| Коригування при поверненні | вручну | залежить від плагіна | зазвичай автоматично | залежить від налаштувань |
| Фактури не з магазину | так | так | зазвичай ні | так, у програмі |
| Налаштування | немає | середнє | найпростіше | найскладніше |
Це порівняння категорій, а не рейтинг. Конкретні програми відрізняються в кожному рядку, тож перевіряйте їх за списком критеріїв.
Для Shopify ми робимо застосунок саме такого типу: KSeF Faktury виставляє FA(3) для оплачених замовлень з NIP і коригування при поверненнях, а запуск у Shopify App Store заплановано на грудень 2026 р. Для WooCommerce, PrestaShop і через REST API є ранній доступ. Деталі за платформами: KSeF у Shopify, KSeF у WooCommerce і PrestaShop, KSeF для продавців на Allegro і в BaseLinker.
Ризики: подвійні фактури і нумерація
- Дві фактури до одного замовлення. KSeF відхиляє другу фактуру, тільки якщо в неї той самий номер, той самий NIP продавця і той самий вид фактури. Два інструменти з різною нумерацією надішлють обидві фактури, а кожну прийняту потім доведеться коригувати, бо анулювати фактуру в KSeF не можна. Для одного замовлення фактури надсилає один інструмент.
- Спільна нумерація. Унікальність номера рахується для NIP продавця. Якщо фактури виставляють кілька інструментів, у кожного має бути власна серія, наприклад FV/SKLEP/... і FV/USLUGI/....
- NIP. KSeF не перевіряє ні належність NIP покупцеві, ні статус у реєстрі платників VAT, так званому білому списку (biała lista) (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, пит. 21 і 27). Перевірку контрольної суми в кошику мусить зробити інтеграція.
- Стара інтеграція. Інтеграція з KSeF 1.0 більше не працює: MF вимагає API KSeF 2.0, бо тільки воно підтримує FA(3), режим offline24 і сертифікати KSeF (FAQ MF, категорія „Rozwiązania informatyczne, integracje i struktura KSeF”, пит. 25).
Незалежно від шляху заплануйте один повний тест: замовлення з NIP, фактура, повернення частини товару, коригування. Найкраще в тестовому середовищі KSeF, де не можна використовувати справжні дані фірм. Як це зробити: тестовий KSeF і Demo.
Питання до постачальника
- Чи виставляєте ви фактури FA(3) через API KSeF 2.0 і відколи працюєте на продакшені?
- Які замовлення отримують фактуру: тільки з NIP, також споживчі, також з POS?
- Що ви робите, коли KSeF відхиляє фактуру або не відповідає?
- Чи повернення в магазині автоматично створює коригування? А повернення самої суми, без позицій?
- Як ви нумеруєте фактури і коригування? Чи можу я мати окрему серію для магазину?
- Де ви зберігаєте мій сертифікат або токен і чи можу я будь-коли їх анулювати?
- Скільки коштує фактура понад ліміт плану і чи рахуються в нього коригування?
- Як бухгалтер отримує фактури: з KSeF, з експорту, з доступу до програми?
Питання і відповіді
Чи безкоштовної Aplikacja Podatnika KSeF достатньо для магазину?
Достатньо при кількох фактурах для фірм на місяць. Вона не з'єднується з магазином, тому кожну фактуру і кожне коригування ви виставляєте вручну.
Чи програма мусить надсилати в KSeF фактури для споживачів?
Ні, для споживачів KSeF добровільний (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, пит. 5). Якщо споживачі часто просять фактуру, перевірте, де ви її тоді виставите.
Чи можна користуватися двома програмами одночасно?
Так, якщо кожна обслуговує інші фактури і має власну серію номерів. Не підключайте два інструменти до тих самих замовлень, бо з'являться дві фактури, жодну з яких потім не видалити з KSeF.
Чи потрібен інтегратору мій пароль до Profil Zaufany?
Ні. Програма надсилає фактури на підставі токена або сертифіката KSeF, створеного особою з відповідними правами, без додаткових підписів (FAQ MF, категорія „Uprawnienia i autoryzacja”, пит. 22).
Джерела
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów: категорія „Podstawowe informacje o KSeF”, пит. 2; категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, пит. 5, 21, 27, 34, 35, 38, 40; категорія „Załączniki do faktur”, пит. 18; категорія „Uprawnienia i autoryzacja”, пит. 22, 39; категорія „Certyfikaty KSeF”, пит. 2; категорія „Rozwiązania informatyczne, integracje i struktura KSeF”, пит. 25
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 31a ust. 1
- Rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF, Dz.U. 2025 poz. 1815: § 13
- KSeF: wsparcie dla integratorów (API KSeF 2.0, środowiska, biblioteki)
- Dokumentacja KSeF API 2.0, Ministerstwo Finansów (GitHub CIRFMF): środowiska, weryfikacja faktury
- Aplikacja Podatnika KSeF 2.0
Правовий стан на 19 жовтня 2026 р.
Стаття має загальний інформаційний характер і не є податковою консультацією.