KSeF для продавців на Allegro і в BaseLinker: хто виставляє фактури

Платформи магазинів · Оновлено: 2026-10-19

Коротко: на Allegro KSeF працює так само, як у будь-якому іншому каналі продажу. Якщо фірма купує у вас з NIP, фактуру в KSeF виставляєте ви, а не Allegro. Allegro, своєю чергою, надсилає до KSeF власні фактури за комісію та інші збори, і вони приходять до вас як витратні фактури. Base (раніше BaseLinker) має вбудовану інтеграцію з KSeF, але фактури до KSeF має надсилати лише один інструмент, інакше клієнт отримає дві.

Хто виставляє фактури на Allegro

Міністерство фінансів у навчальному матеріалі для e-commerce описує дві моделі маркетплейсів (MF і KAS, «Sprzedaż na portalach internetowych», слайд 67):

• продавець виставляє фактуру клієнтові, а платформа виставляє продавцеві окрему фактуру за комісію та збори,
• платформа виставляє фактуру клієнтові, а продавець розраховується з платформою.

Allegro працює за першою моделлю. Ви виставляєте фактури своїм покупцям, а Allegro виставляє вам фактури за свої послуги, як і раніше за повний календарний місяць (FAQ Allegro про KSeF на форумі Społeczność Allegro). Інакше буває лише у випадках з art. 7a ustawy o VAT, що стосуються переважно продавців з-поза ЄС. Ця стаття про польську фірму (JDG чи sp. z o.o.), яка продає на Allegro.

Покупець-фірма на Allegro: фактура в KSeF

Канал продажу значення не має. MF наводить приклад: магазин продав товар через маркетплейс фірмі, маркетплейс передав дані покупця з NIP, отже фактура має бути в KSeF (той самий матеріал, слайд 73). Allegro передає вам дані для фактури, які покупець вказав при купівлі: назву фірми, адресу, NIP. В API Allegro вони видні в даних замовлення разом з позначкою, що покупець хоче фактуру.

Ліміт 10 000 zł рахують за датою виставлення фактур у місяці (art. 145m), детальніше в статті ліміт 10 000 zł у KSeF. За чинним законом штрафи з art. 106ni діють з 1 січня 2027 р. Урядовий проєкт UD477 з вересня 2026 р. переносить їх на 1 січня 2028 р., але це лише проєкт, і обов'язку KSeF він не скасовує.

Покупець-фірма отримує фактуру в KSeF у момент присвоєння номера і не мусить її приймати (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 11). Якщо ви ще й додаєте фактуру до замовлення на Allegro як PDF, це візуалізація, яка має містити QR-код з номером KSeF (там само, питання 34). Обов'язку надсилати PDF немає (питання 50).

А споживачі? Фактури для приватних осіб можна виставляти поза KSeF, для них KSeF добровільний (art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT; FAQ MF, та сама категорія, питання 5). Чеки (paragony) до KSeF не потрапляють. Якщо покупець позначив фактуру, але NIP не вказав, це іменна фактура як для споживача, і вона може бути поза KSeF. Якщо він веде фірму і хоче фактуру на фірму, попросіть NIP до виставлення.

Фактури Allegro за комісію

Allegro надсилає до KSeF свої фактури за комісії та збори. З лютого 2026 р. воно перенесло дату їх виставлення на наступний місяць і пояснює це пристосуванням процесів до KSeF (FAQ Allegro на форумі, питання 7). Продавці на форумі пишуть, що фактури за січневі збори мали дату 2 лютого.

Це впливає на VAT. Право на відрахування виникає не раніше, ніж у періоді, коли ви отримали фактуру (art. 86 ust. 10b pkt 1), а фактуру з KSeF ви отримуєте в день присвоєння їй номера KSeF (art. 106na ust. 3). Фактура за березневі збори, виставлена й прийнята в KSeF на початку квітня, на практиці дає відрахування не раніше ніж за квітень. Врахуйте це в плануванні сплати VAT і узгодьте деталі з księgowa.

Нічого замовляти не треба: ці фактури надходять до KSeF на ваш NIP. Але доступ до KSeF мусите мати ви або ваша бухгалтерка. Як його налаштувати, пояснюємо в статтях як отримувати фактури в KSeF і доступ до KSeF для бухгалтера.

Як виставляти фактури до замовлень з Allegro

Allegro ваших фактур до KSeF не надсилає. Типових варіантів три:

1. Вручну в безкоштовній Aplikacja Podatnika KSeF (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 35). Вистачає при кількох замовленнях з NIP на місяць.
2. Програма для фактур, інтегрована з Allegro і KSeF. Вона забирає замовлення з Allegro, виставляє фактуру в KSeF і може додати її до замовлення через API Allegro.
3. Система обробки замовлень, наприклад Base, яка збирає замовлення з Allegro та інших каналів.

Коли товар повертає фірма, яка купила за фактурою з KSeF, коригування теж виставляють у KSeF з номером KSeF первинної фактури (art. 106j ust. 2 pkt 2a і ust. 4; матеріал MF, слайд 74). Повернення, прийняте в панелі Allegro, саме коригування не створює. Покроково: коригування при поверненні товару.

BaseLinker (Base) і KSeF

За довідкою Base, перевіреною 19 жовтня 2026 р. (ми не є партнером Base):

• інтеграція з KSeF доступна без додаткової плати в межах абонемента,
• надсилає звичайні фактури та фактури-коригування; авансові, кінцеві та VAT marża Base анонсує як «wkrótce»,
• надсилає лише документи, виставлені в Base; витратні фактури з KSeF не завантажує і, за довідкою, не завантажуватиме,
• на одному акаунті можна додати кілька інтеграцій KSeF з різними NIP і окремими серіями нумерації,
• після прийняття фактури Base додає до друку номер KSeF, QR-код, дату обробки і статус.

Налаштування покроково

1. Створіть токен в Aplikacja Podatnika KSeF для продуктивного середовища. Base радить позначити лише повноваження на виставлення фактур. Токен показується один раз, тож скопіюйте його одразу. Як це зробити: токен KSeF.
2. Додайте інтеграцію в Base: розділ «Integracje», у пошуку введіть «KSeF».
3. Заповніть дані: ключ API (токен), NIP фірми, середовище.
4. Налаштуйте передавання документів: «Przekazuj faktury automatycznie» (TAK означає надсилання одразу після створення), «Przekazuj faktury bez NIP nabywcy» (чи йдуть до KSeF фактури для споживачів), серії нумерації, які надсилаються.
5. Додайте сертифікат для режиму offline (номер, приватний ключ, пароль). Він потрібен, щоб нанести QR-код на фактури, надіслані із запізненням. Це сертифікат KSeF типу offline, який генерують в Aplikacja Podatnika окремо від сертифіката для входу.

Сама інтеграція надсилає вже створені фактури. Щоб фактури створювалися без вашої участі, потрібна автоматична дія (akcja automatyczna). Приклад з довідки Base: подія «Ustawiono status: Spakowane», умова «NIP: Podano numer NIP», дія «Wystaw fakturę». Пам'ятайте: фактура онлайн виставлена в день надсилання до KSeF (art. 106na ust. 1), тож якщо клієнт платить наперед, виставлення при пакуванні замість оплати може вплинути на строки (art. 106i). Узгодьте це з księgowa.

Надсилання асинхронне: фактура без відповіді має статус «W przetwarzaniu», Base перевіряє його кожні 60 хвилин. Не надсилайте таку фактуру повторно вручну, бо можна отримати помилку дубліката. Відхилену фактуру Base відв'язує від KSeF, щоб її можна було виправити й надіслати знову.

Токен чи сертифікат? Інтеграція Base на продуктивному середовищі використовує токен. MF заявляє, що вхід токеном залишиться після 2026 р. (FAQ MF, категорія „Uprawnienia i autoryzacja”, питання 39), але розпорядження (§ 13) станом на 19 жовтня 2026 р. досі говорить про 31 грудня 2026 р., а MF консультувало строк дії токенів від 1 до 365 днів. Стежте за повідомленнями MF і Base до кінця року.

Ризик подвійних фактур

Сценарій: замовлення з Shopify потрапляє в Base, Base виставляє фактуру FV/BL/11/2026/15 і надсилає до KSeF. Одночасно додаток KSeF у Shopify виставляє до того ж замовлення фактуру FV/2026/11/42. KSeF відхиляє дублікати лише тоді, коли збігаються NIP продавця, вид фактури і номер (Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, rozdz. 3.4). Дві фактури з різними номерами пройдуть обидві, і одну доведеться коригувати до нуля (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 18).

Як захиститися:

• ☐ один інструмент надсилає фактури до KSeF для кожного каналу продажу,
• ☐ у другому інструменті вимкніть автоматичне виставлення або виключіть замовлення з цього каналу,
• ☐ окремі серії нумерації в кожному інструменті,
• ☐ після першого дня звірте список фактур продажу в Aplikacja Podatnika KSeF із замовленнями.

Якщо ви продаєте на Shopify і Allegro, а замовлення ведете в Base, усі фактури зазвичай зручніше виставляти в Base. Якщо магазин лише на Shopify і без Base, підійде додаток з Shopify App Store, наприклад наш KSeF Faktury. Він працює тільки з Shopify і замовлень з Allegro не обробляє. Огляд варіантів: KSeF у Shopify.

Питання і відповіді

Чи виставляє Allegro фактури від мого імені?

Ні. Польський продавець виставляє фактури клієнтам сам, а Allegro виставляє йому фактури за свої збори.

Фактура Allegro за січень має лютневу дату. Чи можна відрахувати VAT у січні?

За art. 86 ust. 10b pkt 1 відраховуєте не раніше, ніж за період, коли фактуру отримали, тобто на практиці за лютий. Підтвердіть це з księgowa для своєї ситуації.

Чи завантажує Base витратні фактури з KSeF?

Ні. Довідка Base прямо каже, що такої можливості немає і не буде.

Що, якщо KSeF не працює?

Base розпізнає фактуру, надіслану пізніше за дату виставлення, як офлайн і може повторювати надсилання. Строки залежать від режиму: offline24 до наступного робочого дня після виставлення, оголошена недоступність до наступного робочого дня після її завершення, аварія, оголошена MF, 7 робочих днів від її завершення. Детальніше: KSeF offline.

Джерела

• Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów: категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, питання 5, 11, 18, 34, 35, 50; категорія „Uprawnienia i autoryzacja”, питання 39
• Ministerstwo Finansów i KAS, szkolenie „Sprzedaż na portalach internetowych” (IAS Zielona Góra, 2026), slajdy 67, 73, 74
• Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 7a, art. 86 ust. 10b, art. 106ga ust. 2, art. 106i, art. 106j ust. 2 і 4, art. 106na ust. 1 і 3, art. 106ni, art. 145m
• Etapy wdrożenia KSeF
• Allegro: FAQ Krajowy System e-Faktur (KSeF), Społeczność Allegro, aktualizacja 11.02.2026
• Allegro REST API: obsługa zamówień
• Base: Jak zintegrować Krajowy System e-Faktur (KSeF) w Base? (pomoc, sprawdzone 19.10.2026)
• Base: Wystawianie dokumentów, przykłady automatycznych akcji
• Pliki do pobrania KSeF 2.0: Podręcznik KSeF 2.0 cz. II (06.08.2026), rozdz. 3.4
• Rozporządzenie MF w sprawie korzystania z KSeF, Dz.U. 2025 poz. 1815: § 13

Правовий стан на 19 жовтня 2026 р.

Стаття має загальний інформаційний характер і не є податковою консультацією.