BaseLinker i KSeF: jak wysyłać faktury automatycznie
W skrócie: Base, czyli dawny BaseLinker, ma wbudowaną integrację z KSeF (w wyszukiwarce często jako „BaseLinker KSeF”), dostępną bez dodatkowej opłaty w ramach abonamentu. Faktury wystawione w Base mogą trafiać do KSeF automatycznie, a numer KSeF i kod QR wracają na fakturę. Najważniejsza zasada: faktury do KSeF wysyła tylko jedno narzędzie, inaczej klient dostanie dwie faktury za to samo zamówienie.
Wszystkie informacje o funkcjach Base pochodzą z jego publicznej pomocy, sprawdzonej 19 października 2026 r. Nie jesteśmy partnerem Base i nie oferujemy integracji z tym systemem.
Jak BaseLinker wysyła faktury do KSeF
Base zbiera zamówienia z wielu kanałów (sklepy, marketplace'y), a faktury wystawia w swoim module dokumentów sprzedaży. Integracja KSeF przesyła te faktury do systemu MF. Według pomocy Base:
- koszt: integracja jest dostępna bez dodatkowych opłat,
- rodzaje dokumentów: faktury zwykłe i faktury korygujące; faktury zaliczkowe, końcowe i VAT marża Base zapowiada jako „wkrótce”,
- zakres: wysyłane są tylko dokumenty wystawione w Base; integracja nie pobiera faktur kosztowych ani faktur z innych programów,
- kilka firm: na jednym koncie można dodać kilka integracji KSeF, każdą z innym NIP i z osobnymi seriami numeracji,
- środowiska: testowe, przedprodukcyjne i produkcyjne.
Po przyjęciu faktury przez KSeF Base dopisuje do wydruku numer KSeF, kod QR, datę przetworzenia i status.
Konfiguracja BaseLinker KSeF krok po kroku
- Wygeneruj token w Aplikacji Podatnika KSeF dla środowiska produkcyjnego. Base zaleca zaznaczyć wyłącznie uprawnienie do wystawiania faktur. Token wyświetla się tylko raz, więc od razu go skopiuj. Dla każdego środowiska potrzebny jest osobny token. Jak to zrobić, opisujemy w artykule token KSeF.
- Dodaj integrację w Base: sekcja „Integracje”, w wyszukiwarce wpisz „KSeF”, kliknij logo.
- Uzupełnij dane: klucz API (token), NIP firmy, środowisko.
- Ustaw przekazywanie dokumentów. Najważniejsze opcje:
- „Przekazuj faktury automatycznie”: TAK oznacza wysyłkę zaraz po utworzeniu faktury,
- „Przekazuj faktury bez NIP nabywcy”: decyzja, czy faktury dla konsumentów też idą do KSeF (dla konsumentów to dobrowolne, art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT),
- „Traktuj stawkę VAT 0% jako”: WDT albo eksport towarów,
- zakładka „Serie numeracji”: które serie mają trafiać do KSeF.
- Dodaj certyfikat do trybu offline (numer seryjny, klucz prywatny, hasło). Base potrzebuje go, żeby nanieść kod QR na faktury wysłane z opóźnieniem. Do tego służy certyfikat KSeF typu offline, generowany w Aplikacji Podatnika osobno od certyfikatu do logowania.
Jedna uwaga do opcji „Dodaj prefiks VAT dla sprzedawcy”. W strukturze FA(3) NIP sprzedawcy wpisuje się bez „PL”, a prefiks podaje się w osobnym polu tylko w niektórych transakcjach unijnych, np. przy WDT (Broszura informacyjna FA(3), MF). W zwykłej sprzedaży krajowej ta opcja nie jest potrzebna. Jeśli masz wątpliwości, zapytaj księgową lub pomoc Base.
Akcje automatyczne
Sama integracja KSeF wysyła faktury, które już istnieją. Żeby faktury powstawały bez Twojego udziału, potrzebna jest akcja automatyczna w Base. Przykład z pomocy Base:
| Element akcji | Ustawienie |
|---|---|
| Zdarzenie | „Ustawiono status: Spakowane” (lub inny status w Twoim procesie) |
| Warunek | „NIP: Podano numer NIP” |
| Akcja | „Wystaw fakturę” w wybranej serii numeracji |
Druga akcja z warunkiem „brak NIP” może wystawiać paragon albo fakturę w innej serii. Razem z opcją „Przekazuj faktury automatycznie: TAK” daje to pełny automat: zamówienie firmowe zmienia status, Base wystawia fakturę, a integracja wysyła ją do KSeF.
Na co uważać przy wyborze zdarzenia:
- moment wystawienia: faktura online jest wystawiona w dniu przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1); jeśli w Twoim sklepie klient płaci z góry, wystawienie przy pakowaniu zamiast przy płatności może mieć znaczenie dla terminów (art. 106i), ustal to z księgową,
- statusy w KSeF: wysyłka jest asynchroniczna; faktura bez odpowiedzi ma status „W przetwarzaniu”, Base sprawdza go co 60 minut i zmienia na „Zaakceptowana” z numerem KSeF,
- odrzucenie: jeśli KSeF odrzuci fakturę, Base czyści jej powiązanie z KSeF, żeby można ją było poprawić i wysłać ponownie,
- nie ponawiaj ręcznie faktury „W przetwarzaniu”; Base ostrzega, że może to skończyć się błędem duplikatu.
Base pozwala też wysłać zaległe faktury zbiorczo, do 12 miesięcy wstecz (zakładka „Eksportuj dokumenty”), ale nie ma akcji wysyłającej faktury o konkretnej godzinie: zaleca wysyłkę na bieżąco ze względu na limity KSeF.
Kiedy BaseLinker, kiedy aplikacja platformy
| Sytuacja | Rozsądny wybór |
|---|---|
| Sprzedajesz na Allegro, w sklepie i na innych marketplace'ach, zamówienia już obsługujesz w Base | integracja KSeF w Base |
| Księgowość prowadzi zewnętrzny program (np. iFirma, ERP), do którego Base przekazuje faktury | wysyłka do KSeF tylko z tego programu |
| Masz jeden sklep na jednej platformie i nie korzystasz z Base | aplikacja KSeF platformy albo program do faktur |
| Potrzebujesz pobierać faktury kosztowe | osobne narzędzie, bo Base ich nie pobiera |
Druga linia tabeli wynika wprost z pomocy Base: jeśli korzystasz z zewnętrznego systemu księgowego, proces wysyłki do KSeF obsługuj wyłącznie tam. Szerzej o architekturze piszemy w artykule integracja sklepu z KSeF, a o Allegro w KSeF na Allegro.
Przykład dla Shopify: sklep na Shopify sprzedający też na Allegro, z zamówieniami w Base, zwykle wystawi wszystkie faktury w Base. Sklep tylko na Shopify, bez Base, może użyć aplikacji z Shopify App Store, takiej jak nasza KSeF Faktury. Przegląd opcji: czy Shopify obsługuje KSeF. Sklepy na innych platformach opisujemy w artykułach KSeF w WooCommerce i KSeF w PrestaShop.
Ryzyko podwójnych faktur
To najczęstszy problem przy łączeniu narzędzi. Scenariusz: zamówienie z Shopify trafia do Base, Base wystawia fakturę FV/BL/11/2026/15 i wysyła ją do KSeF. Jednocześnie aplikacja KSeF w Shopify wystawia dla tego samego zamówienia fakturę FV/2026/11/42.
KSeF odrzuca duplikaty tylko wtedy, gdy zgadza się NIP sprzedawcy, rodzaj faktury i numer faktury (Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, rozdz. 3.4). Dwie faktury o różnych numerach przejdą obie. Nabywca ma w KSeF dwie faktury, a każda przyjęta faktura jest dokumentem, którego nie da się usunąć: jedną trzeba skorygować do zera (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 18).
Jak się zabezpieczyć:
- wybierz jedno narzędzie do wysyłki faktur do KSeF dla danego kanału sprzedaży,
- w drugim narzędziu wyłącz automatyczne wystawianie albo wykluczaj zamówienia z tego kanału,
- używaj osobnych serii numeracji w każdym narzędziu, które cokolwiek wystawia,
- po pierwszym dniu pracy porównaj listę faktur sprzedażowych w Aplikacji Podatnika KSeF z zamówieniami.
FAQ
Czy Base pobiera faktury zakupowe z KSeF?
Nie. Pomoc Base mówi wprost, że takiej możliwości nie ma i nie będzie.
Czy faktury dla osób prywatnych z Base muszą iść do KSeF?
Nie muszą. W integracji można wyłączyć przekazywanie faktur bez NIP nabywcy albo wydzielić je do serii, która nie jest wysyłana.
Czy do Base lepiej dać token czy certyfikat?
Integracja Base na produkcji używa tokenu. MF zapowiada, że logowanie tokenem zostanie po 2026 r. (FAQ MF, kategoria „Uprawnienia i autoryzacja”, pyt. 39), ale rozporządzenie (§ 13) wciąż mówi o 31 grudnia 2026 r. i na 19 października 2026 r. nie zostało zmienione, a MF konsultował ważność tokenów od 1 do 365 dni. Śledź komunikaty MF i Base przed końcem roku.
Co, jeśli KSeF nie działa?
Base rozpoznaje fakturę wysłaną później niż data wystawienia jako fakturę offline i może ponawiać wysyłkę. Terminy dosłania zależą od trybu: przy offline24 to następny dzień roboczy po wystawieniu, przy ogłoszonej niedostępności następny dzień roboczy po jej zakończeniu, a przy awarii ogłoszonej przez MF 7 dni roboczych od jej zakończenia.
Artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie stanowi porady podatkowej.
Źródła
- Base: Jak zintegrować Krajowy System e-Faktur (KSeF) w Base? (pomoc, sprawdzone 19.10.2026)
- Base: Wystawianie dokumentów, przykłady automatycznych akcji (pomoc)
- Base: integracja KSeF
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów: kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 18; kategoria „Uprawnienia i autoryzacja”, pyt. 39
- Pliki do pobrania KSeF 2.0: Podręcznik KSeF 2.0 cz. II (06.08.2026), rozdz. 3.4; Broszura informacyjna FA(3)
- Rozporządzenie MF w sprawie korzystania z KSeF, Dz.U. 2025 poz. 1815: § 13
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 106ga ust. 2 pkt 4, art. 106i, art. 106na ust. 1
Stan prawny na 19 października 2026 r.