Certyfikat offline w KSeF (typ 2): kiedy jest potrzebny
W skrócie: certyfikat KSeF typu 2, nazywany certyfikatem offline, służy do jednego: tworzy drugi kod QR z napisem „CERTYFIKAT”, który potwierdza tożsamość wystawcy faktury wystawionej offline i przekazanej nabywcy poza KSeF, zanim dostała numer KSeF. Nie służy do logowania i nie podpisuje pliku XML faktury. Sklep, który przekazuje klientom faktury dopiero po nadaniu numeru KSeF, w praktyce z niego nie korzysta.
KSeF certyfikat offline: dwa typy certyfikatów
Certyfikat KSeF wydaje Centrum Certyfikacji MF. Są dwa rodzaje i każdy generuje się osobno: nie da się wygenerować jednego certyfikatu do obu zastosowań (Podręcznik KSeF 2.0, cz. I, rozdz. 2.5.1).
| Typ 1 | Typ 2 (offline) | |
|---|---|---|
| Do czego | logowanie programu do KSeF (sesja interaktywna i wsadowa) | drugi kod QR na fakturze offline |
| Przeznaczenie wybierane we wniosku | „Uwierzytelnienie w systemie KSeF” | „Podpis linku weryfikacyjnego wystawcy” |
| Dopisek w nazwie certyfikatu (CN) | „uwierzytelnianie” | „offline” |
| Ważność | do 2 lat | do 2 lat |
Nazwy opcji podajemy za Podręcznikiem użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (wersja 2.6, rozdz. 5.7.1). MF potwierdza podział także w FAQ (FAQ MF, kategoria „Certyfikaty KSeF”, pyt. 1).
Częsty błąd w internecie: „certyfikat offline podpisuje fakturę lokalnie”. Tak nie jest. Faktur w KSeF się nie podpisuje (FAQ MF, kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 69). Certyfikatem typu 2 opatruje się link weryfikacyjny, czyli drugi kod QR, a nie plik XML faktury.
Drugi kod QR na fakturze offline
Faktura wystawiona online i przekazana nabywcy poza KSeF ma jeden kod QR, a pod nim numer KSeF. Faktura wystawiona offline, przekazana nabywcy, zanim trafiła do KSeF, ma dwa kody (FAQ MF, kategoria „Tryby offline i kody QR”, pyt. 6 i 8):
- kod z napisem „OFFLINE”: dostęp do faktury i weryfikacja jej danych,
- kod z napisem „CERTYFIKAT”: potwierdzenie tożsamości wystawcy. Do jego utworzenia potrzebny jest certyfikat typu 2.
Drugi kod jest konieczny, bo faktura nie ma jeszcze numeru KSeF. Gdy faktura offline zostanie już przesłana i dostanie numer, na jej wizualizacji wystarczy jeden kod QR z numerem KSeF (tamże, pyt. 9). Szczegóły wyglądu kodów opisujemy w artykule kod QR na fakturze KSeF.
Kiedy certyfikat typu 2 jest potrzebny
Kod „CERTYFIKAT” dotyczy faktur wystawionych w którymś z trzech trybów offline: offline24, offline w czasie niedostępności KSeF albo w trybie awaryjnym. Potrzebujesz go, gdy:
- wystawiasz fakturę offline i przekazujesz ją poza KSeF przed wysłaniem do systemu nabywcy, który nie odbiera faktur w KSeF: konsumentowi, firmie zagranicznej, nabywcy bez NIP (art. 106nda ust. 6 i 7 w zw. z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT),
- wystawiasz fakturę w trybie awaryjnym i przekazujesz ją nabywcy poza KSeF (art. 106nf ust. 3),
- wydajesz potwierdzenie transakcji z dwoma kodami QR, na przykład klientowi czekającemu przy kasie, zanim faktura dostanie numer KSeF. Drugi kod na potwierdzeniu służy do weryfikacji wystawcy (Potwierdzenie transakcji, MF).
Nie potrzebujesz go, gdy krajowy nabywca z NIP odbiera fakturę offline w KSeF po jej dosłaniu albo gdy przekazujesz PDF dopiero po nadaniu numeru KSeF. Wtedy wystarczy jeden kod.
Jedno zastrzeżenie: art. 106nda ust. 7 mówi, że podatnik jest obowiązany pobrać z KSeF certyfikat do potwierdzania tożsamości wystawcy przy fakturach offline. Czytamy ten przepis razem z ust. 6, czyli jako obowiązek związany z oznaczaniem faktur przekazywanych poza KSeF. Jeśli jednak wystawiasz faktury offline, najprościej mieć certyfikat typu 2 w zapasie. Jest bezpłatny, a wniosek składasz w kilka minut.
Czy sklep internetowy go potrzebuje
W typowym sklepie internetowym raczej nie. Powody:
- faktura dla firmy z Polski trafia do nabywcy przez KSeF, także gdy była wystawiona offline,
- faktury dla konsumentów możesz wystawiać poza KSeF jako zwykłe faktury elektroniczne, bez kodów QR (FAQ MF, kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 28),
- PDF dla klienta zwykle i tak wysyłasz po nadaniu numeru KSeF.
Uwaga na fakturę wysłaną z opóźnieniem. Jeśli data w polu P_1 jest wcześniejsza niż dzień wysłania do KSeF, faktura liczy się jako offline24 (art. 106nda ust. 16) i musi trafić do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym. Certyfikat typu 2 nadal nie jest potrzebny: do takiej faktury ustawa stosuje tylko obowiązek oznaczenia kodem „OFFLINE” (ust. 16 odsyła do ust. 6 pkt 1, a nie do ust. 7), a jeśli klient dostaje PDF dopiero z numerem KSeF, wystarcza zwykły kod z numerem. Więcej o trybie w artykule tryb offline24.
Tak działa nasza aplikacja KSeF Faktury dla Shopify: nie przekazuje kupującemu faktury, zanim KSeF jej nie przyjmie, więc do pracy wystarczy certyfikat typu 1 albo token. Certyfikat typu 2 przyda się raczej sklepowi stacjonarnemu albo punktowi odbioru, w którym klient chce dokument od razu.
Jak wygenerować certyfikat typu 2
Certyfikat wygenerujesz w Aplikacji Podatnika KSeF po zalogowaniu (Podręcznik użytkownika, rozdz. 5.7.1):
- W menu wybierz „Wnioskuj o certyfikat”.
- W polu „Nazwa certyfikatu” wpisz nazwę (od 5 do 100 znaków), na przykład „Offline sklep”.
- Ustaw hasło do klucza prywatnego: od 15 do 32 znaków, wielka i mała litera bez polskich znaków, cyfra i znak specjalny. Hasła nie da się zresetować.
- Kliknij „Generuj”. Klucz prywatny zapisze się na Twoim komputerze jako plik .key.
- W polu „Przeznaczenie certyfikatu” wybierz „Podpis linku weryfikacyjnego wystawcy”.
- W polu „Certyfikat ważny od” wskaż datę początku ważności. Certyfikat działa 2 lata od tej daty.
- Kliknij „Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu”, a potem „Odśwież”, aż proces się zakończy.
- Kliknij „Pobierz certyfikat”. Dostaniesz plik .crt w formacie PEM.
Cały proces dla typu 1 opisujemy w artykule jak wygenerować certyfikat KSeF. Różni się tylko wybór przeznaczenia.
Kto może go dostać? Osoba fizyczna z uprawnieniami (certyfikat na jej NIP lub PESEL) albo firma uwierzytelniona pieczęcią kwalifikowaną (certyfikat na NIP firmy). Certyfikatu wydanego na osobę nie udostępnia się nikomu, a certyfikat spółki spółka może przekazać wybranym pracownikom (FAQ MF, kategoria „Certyfikaty KSeF”, pyt. 4, 8 i 9). Liczba aktywnych certyfikatów i wniosków jest ograniczona, na przykład 6 aktywnych certyfikatów na PESEL i 12 wniosków w ciągu 30 dni (Podręcznik KSeF 2.0, cz. I, rozdz. 2.5.6).
Przechowywanie
- Klucz prywatny (.key) masz tylko Ty. KSeF go nie przechowuje. Pobranie certyfikatu jeszcze raz nie przywróci utraconego klucza (Podręcznik użytkownika, rozdz. 5.7.2.1).
- Hasło trzymaj osobno od pliku, najlepiej w menedżerze haseł.
- Pilnuj daty ważności. Nowy certyfikat możesz zamówić z datą początku ważności na dzień po wygaśnięciu starego.
- Unieważnij certyfikat, gdy klucz wyciekł. Na „Liście certyfikatów” wybierz „Unieważnij” i powód, na przykład naruszenie bezpieczeństwa klucza prywatnego (rozdz. 5.7.2.2).
Jak przechowujemy certyfikaty i tokeny w naszej aplikacji, opisujemy na stronie Bezpieczeństwo. Porównanie metod dostępu znajdziesz w artykule token czy certyfikat KSeF.
Najczęstsze pytania
Czy zaloguję się do KSeF certyfikatem typu 2?
Nie. Do logowania programu służy certyfikat typu 1. Typ 2 tworzy wyłącznie kod „CERTYFIKAT” na fakturze offline.
Czy mogę mieć jeden certyfikat do logowania i do offline?
Nie. MF pisze, że nie da się wygenerować jednego certyfikatu obejmującego oba zastosowania (Podręcznik KSeF 2.0, cz. I, rozdz. 2.5.1).
Czy certyfikat typu 2 traci ważność, gdy odbiorę komuś uprawnienia?
Sam certyfikat zostaje ważny, bo zmiana uprawnień nie wpływa na jego ważność (FAQ MF, kategoria „Certyfikaty KSeF”, pyt. 10). Jeśli osoba odchodzi z firmy, a certyfikat był firmowy, unieważnij go.
Co, jeśli wystawiam fakturę offline dla firmy z NIP?
Firma odbierze ją w KSeF po dosłaniu. Możesz też od razu wydać jej potwierdzenie transakcji z dwoma kodami, do czego przyda się certyfikat typu 2.
Artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie jest poradą podatkową.
Źródła
- Podręcznik KSeF 2.0, cz. I (06.08.2026), rozdz. 2.5.1 i 2.5.6
- Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, wersja 2.6 (06.08.2026), rozdz. 5.7
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0: kategoria „Certyfikaty KSeF”, pyt. 1, 4, 8, 9, 10; kategoria „Tryby offline i kody QR”, pyt. 6, 8, 9; kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 28, 69
- Tryb offline24, Tryb offline: niedostępność KSeF, Kody weryfikujące QR, Potwierdzenie transakcji, MF
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 106gb ust. 4, art. 106nda ust. 6, 7 i 16, art. 106nf ust. 3
Stan prawny na 19 października 2026 r.