Eksport faktur z KSeF dla księgowej: co i jak przekazać
W skrócie: w czasach KSeF eksport faktur dla księgowej wygląda inaczej. Jeśli księgowa ma w KSeF uprawnienie do przeglądania Twoich faktur, widzi je sama i jej program może je pobrać, bez wysyłania plików mailem. Eksport faktur ze sklepu nadal się przydaje, ale do czegoś innego: do uzgodnienia zamówień, płatności i zwrotów z fakturami oraz do dokumentów, których w KSeF nie ma.
KSeF i eksport faktur: co księgowa widzi bez Ciebie
Od wejścia KSeF faktury dla firm, które wystawiasz, leżą w systemie MF i są tam przechowywane przez 10 lat od końca roku wystawienia (art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT). Nie musisz ich drukować (FAQ MF, kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 75) ani archiwizować UPO, bo nadanie numeru KSeF oznacza prawidłowe przetworzenie faktury (tamże, pyt. 41).
Żeby biuro miało do nich dostęp, nadajesz mu w Aplikacji Podatnika uprawnienie do przeglądania faktur. Nie przekazujesz swojego certyfikatu ani tokenu. Krok po kroku: uprawnienia KSeF dla księgowej.
Potem biuro ma trzy drogi:
| Narzędzie | Co daje | Ograniczenia |
|---|---|---|
| Aplikacja Podatnika KSeF | lista faktur z filtrami i kolumnami: numer KSeF, numer faktury, data wystawienia, data zapisania w KSeF, netto, VAT, brutto, tryb wysyłki | pobranie od 1 do 10 faktur w jednej operacji, kilka faktur w archiwum ZIP |
| Program księgowy przez API | automatyczne pobieranie, także asynchroniczny eksport paczki faktur z plikiem metadanych | masowo tylko pliki XML, bez PDF (FAQ MF, kategoria „Zagadnienia techniczne”, pyt. 1) |
| Plik od Ciebie | zestawienie z danymi sklepu: numer zamówienia, płatność, zwrot | tyle, ile przygotuje Twój program |
Dane o liście faktur i limicie 10 sztuk pochodzą z Podręcznika użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (rozdz. 5.3), a o eksporcie paczek z dokumentacji API KSeF 2.0. Więcej o pobieraniu: pobieranie faktur z KSeF.
Czego w KSeF nie ma
KSeF zna tylko faktury, które do niego trafiły. Nie zobaczysz w nim:
- faktur dla konsumentów wystawionych poza KSeF. Dla osób prywatnych KSeF jest dobrowolny (art. 106ga ust. 2 pkt 4),
- faktur wystawionych poza KSeF w ramach limitu 10 000 zł miesięcznie, z którego można korzystać do 31 grudnia 2026 r. (art. 145m). Zobacz limit 10 tys. zł w KSeF,
- paragonów, które nigdy nie trafiają do KSeF,
- zamówień, do których faktura jeszcze nie powstała, na przykład czeka w kolejce albo została odrzucona,
- numerów zamówień i informacji o płatnościach ze sklepu, chyba że Twój program sam wpisuje je na fakturę. Struktura FA(3) ma element na informację o zapłacie i jej formie (FAQ MF, kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 74), ale to pole nie jest obowiązkowe.
Dlatego sama lista z KSeF nie odpowiada na pytanie księgowej: czy wszystko, co sprzedałeś, jest udokumentowane.
Zestawienie zamówień z fakturami
Najwięcej czasu w biurze zajmuje uzgadnianie trzech źródeł: panelu sklepu, wyciągu z bramki płatności i listy faktur. Sprawdź co miesiąc:
- Każde opłacone zamówienie z NIP ma fakturę z numerem KSeF. Faktura bez numeru to faktura niewystawiona, jeśli KSeF ją odrzucił.
- Każdy zwrot od firmy ma korektę w KSeF z numerem KSeF faktury pierwotnej. Zobacz korekta faktury przy zwrocie towaru.
- Suma faktur i paragonów zgadza się z wpływami z bramki płatności, po odjęciu zwrotów i prowizji.
- Numeracja jest ciągła, także między fakturami w KSeF i poza nim.
- Faktury w walutach mają kurs i VAT w złotych. Kurs średni NBP z odpowiedniego dnia sprawdzisz w naszym kalkulatorze kursu NBP.
Jakie kolumny powinien mieć plik CSV
CSV to zwykły plik tabeli, który otworzysz w Excelu i wczytasz do większości programów księgowych. Dobry eksport dla księgowej zawiera:
| Kolumna | Po co |
|---|---|
| Typ dokumentu (faktura, korekta) i numer faktury korygowanej | żeby połączyć korektę z fakturą |
| Numer faktury i numer KSeF | numer KSeF trafia do JPK, a od 2027 r. także do tytułu niektórych przelewów |
| Data wystawienia | określa okres w ewidencji sprzedawcy |
| Numer zamówienia w sklepie | łączy fakturę z płatnością i wysyłką |
| NIP i nazwa nabywcy | kontrola, czy faktura trafiła do właściwej firmy |
| Netto, VAT i brutto, najlepiej w podziale na stawki | ewidencja VAT liczy się osobno dla każdej stawki |
| Waluta, kurs NBP i VAT w PLN | przy sprzedaży w euro i innych walutach |
| Status (w KSeF, w kolejce, odrzucona) | od razu widać, co wymaga reakcji |
Datę wystawienia faktury wysłanej online wyznacza dzień przesłania do KSeF, a datę nadania numeru traktuje się jako dzień otrzymania faktury przez nabywcę (art. 106na ust. 1 i 3). Jeśli faktura wysłana 30 listopada dostała numer 1 grudnia, i tak ma datę wystawienia 30 listopada (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 13).
Comiesięczny rytuał w 6 krokach
Deklarację z JPK_V7 składa się do 25. dnia następnego miesiąca (art. 99 ust. 1), więc biuro potrzebuje danych wcześniej. Przykładowy plan na pierwsze dni miesiąca:
- Dzień 1-2: sprawdź, czy w programie nie ma faktur czekających albo odrzuconych za poprzedni miesiąc, i wyślij je.
- Dzień 2: pobierz eksport za poprzedni miesiąc: CSV i, jeśli biuro chce, archiwum ZIP z plikami XML i PDF.
- Dzień 2-3: porównaj sumy z raportem bramki płatności i zestawieniem paragonów.
- Dzień 3: wyślij biuru plik i krótką notatkę: nietypowe zwroty, rabaty po sprzedaży, faktury w walutach.
- Osobno: dołącz faktury wystawione poza KSeF (konsumenci, limit 10 000 zł), bo biuro ich w KSeF nie znajdzie.
- Na koniec: zapisz eksport u siebie. KSeF jest archiwum, ale lista zamówień ze sklepu to Twoje dane.
Szerzej o podziale pracy między sklepem a biurem piszemy w artykule księgowość sklepu a KSeF.
W aplikacji KSeF Faktury dla Shopify eksport robi się jednym kliknięciem: za wybrany miesiąc pobierasz CSV z numerem zamówienia, numerem KSeF, kwotami netto, VAT i brutto albo archiwum ZIP z tym plikiem i fakturami.
Najczęstsze pytania
Czy przy KSeF muszę jeszcze wysyłać księgowej faktury?
Faktur sprzedaży z KSeF nie musisz, jeśli biuro ma uprawnienie do przeglądania faktur. Warto za to wysyłać zestawienie ze sklepu i dokumenty spoza KSeF.
Czy z Aplikacji Podatnika da się pobrać wszystkie faktury z miesiąca naraz?
Aplikacja pozwala pobrać od 1 do 10 faktur w jednej operacji. Przy większej liczbie wygodniejszy jest program księgowy pobierający faktury przez API albo eksport z Twojego programu do faktur.
Czy księgowa zobaczy w KSeF moje faktury zakupowe?
Tak, uprawnienie do przeglądania faktur obejmuje faktury, w których Twoja firma jest sprzedawcą, i te, w których jest nabywcą.
Czy muszę przechowywać UPO?
Nie. MF wyjaśnia, że pobieranie i archiwizowanie UPO nie jest konieczne, a nadanie numeru KSeF oznacza prawidłowe przetworzenie faktury (FAQ MF, kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 41).
Artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie jest poradą podatkową.
Źródła
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 99 ust. 1, 106ga ust. 2 pkt 4, 106na ust. 1 i 3, 112aa, 145m
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów: kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 13 i 43; kategoria „Zagadnienia techniczne”, pyt. 1; kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 41, 74, 75
- Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, wersja 2.6, rozdz. 5.3
- Dokumentacja API KSeF 2.0: pobieranie faktur i eksport paczek (MF, GitHub)
- Rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF, Dz.U. 2025 poz. 1815: uprawnienia do dostępu do faktur
Stan prawny na 19 października 2026 r.