Korekta faktury wystawionej przed KSeF lub poza KSeF: jak ją zrobić
W skrócie: korekta faktury wystawionej poza KSeF, na papierze albo w PDF, powstaje dziś w KSeF, jeśli kupujący jest firmą, a Ty masz już obowiązek KSeF. W korekcie nie podajesz numeru KSeF faktury pierwotnej, bo go nie ma. Zaznaczasz tylko, że faktura pierwotna była wystawiona poza KSeF. VAT obniżasz w okresie wysłania korekty do KSeF.
Których faktur to dotyczy
Faktury bez numeru KSeF będą wracać do sklepów jeszcze długo: przy zwrotach, reklamacjach i błędach w danych. Najczęściej to:
- faktury z 2025 r. i ze stycznia 2026 r., wystawione przed obowiązkowym KSeF,
- faktury z lutego i marca 2026 r. u firm, dla których obowiązek zaczął się 1 kwietnia 2026 r.,
- faktury z 2026 r. wystawione poza KSeF w ramach limitu 10 000 zł (art. 145m),
- faktury wystawione w 2026 r. z kasy fiskalnej (art. 145n),
- faktury dla konsumentów, które zawsze mogą powstawać poza KSeF.
Korekta faktury wystawionej poza KSeF: czy musi iść do KSeF
Faktura korygująca jest fakturą, więc obowiązuje ją ogólna zasada z art. 106ga ust. 1: firmy wystawiają faktury ustrukturyzowane w KSeF. Ustawa nie zrobiła wyjątku dla korekt starych faktur. Wprost przewidziała za to, jak taka korekta ma wyglądać: numer KSeF faktury korygowanej podajesz, „z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer” KSeF (art. 106j ust. 2 pkt 2a).
Ministerstwo Finansów potwierdza, że KSeF przyjmuje korekty faktur z poprzedniego roku, czyli z 2025 r. (FAQ MF, kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 73). Struktura FA(3) służy od 1 lutego 2026 r. także do korekt faktur wystawionych wcześniej w strukturach FA(1) i FA(2) (broszura informacyjna FA(3), MF, sierpień 2026).
| Faktura pierwotna | Korekta wystawiona dziś |
|---|---|
| Dla firmy, papier lub PDF z 2025 r. | W KSeF |
| Dla firmy, poza KSeF w 2026 r. z limitu 10 000 zł | W 2026 r. zależnie od limitu; od 2027 r. w KSeF |
| Dla firmy, z kasy fiskalnej w 2026 r. | W 2026 r. ustal z księgową; od 2027 r. w KSeF |
| Dla firmy, w KSeF dobrowolnie przed 1.02.2026 (FA(2)) | W KSeF, z numerem KSeF tej faktury |
| Dla konsumenta, poza KSeF | Poza KSeF albo dobrowolnie w KSeF |
Jak korekty liczą się do limitu 10 000 zł w 2026 r., ustawa nie mówi wprost. Jeśli jesteś blisko limitu, ustal to z księgową.
Jak oznaczyć fakturę pierwotną bez numeru KSeF
Korekta zawiera te same elementy co każda inna (art. 106j ust. 2): swój numer i datę, dane z faktury pierwotnej (datę, numer, sprzedawcę i nabywcę z NIP), nazwę korygowanego towaru i kwoty korekty z podziałem na stawki.
W FA(3) dane faktury pierwotnej wpisujesz w element DaneFaKorygowanej (broszura FA(3), tabela 35):
| Pole | Co wpisać przy fakturze spoza KSeF |
|---|---|
| DataWystFaKorygowanej | Data wystawienia z faktury pierwotnej |
| NrFaKorygowanej | Numer faktury pierwotnej, np. FV/2025/12/87 |
| NrKSeFN | „1”, czyli faktura korygowana wystawiona poza KSeF |
| NrKSeF i NrKSeFFaKorygowanej | Pomija się |
W bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF w danych faktury korygowanej jest pytanie „Czy faktura korygowana była wystawiona w KSeF?”. Wybierasz „Nie” i wpisujesz datę oraz numer faktury pierwotnej, a pole numeru KSeF się nie pojawia (Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, MF, sierpień 2026). W programach do faktur ta opcja nazywa się różnie, więc sprawdź ją w swoim.
Przykład: zwrot w styczniu 2027 r. za zamówienie z grudnia 2026 r.
Mały sklep korzysta w 2026 r. ze zwolnienia do 10 000 zł. 18 grudnia 2026 r. wystawia firmie fakturę w PDF, poza KSeF, na 1 230,00 zł brutto (1 000,00 zł netto, 230,00 zł VAT). Klient zwraca towar 8 stycznia 2027 r.
- Od 1 stycznia 2027 r. zwolnienie z limitu już nie działa, więc korekta powstaje w KSeF.
- W korekcie podajesz numer i datę faktury z grudnia oraz znacznik NrKSeFN = 1.
- Korekta: minus 1 000,00 zł netto, minus 230,00 zł VAT.
- Wysyłasz ją do KSeF 8 stycznia. VAT obniżasz w rozliczeniu za styczeń 2027 r., bo przy korekcie wystawionej w KSeF liczy się okres jej wystawienia (art. 29a ust. 13). Nie potrzebujesz potwierdzenia odbioru od kupującego.
- Kupujący firma dostaje korektę w KSeF, mimo że faktury pierwotnej tam nie ma.
Gdyby ten sam zwrot dotyczył konsumenta, korektę możesz wystawić poza KSeF. Wtedy jednak VAT obniżasz dopiero w okresie, w którym masz potwierdzenie, że klient korektę otrzymał (art. 29a ust. 13a). Ogólne zasady korekty przy zwrocie opisujemy w artykule Korekta faktury w KSeF przy zwrocie towaru.
Korekta faktury spoza KSeF a JPK_V7
Korekta wystawiona w KSeF dostaje własny numer KSeF i z tym numerem wykazujesz ją w ewidencji JPK_V7. Oznaczenie „BFK” dotyczy faktur wystawionych poza KSeF, między innymi wystawionych przed 1 lutego 2026 r. i wykazywanych za okresy od lutego 2026 r. oraz faktur z 2026 r. wystawionych poza KSeF przez podatników bez obowiązku KSeF (MF, „JPK_VAT z deklaracją: stosowanie znaczników”, wersja 1.1). Sama faktura pierwotna była już rozliczona w swoim okresie i nie zmieniasz jej oznaczenia z powodu korekty. Szczegóły ewidencji uzgodnij z księgową, bo to ona składa JPK.
Czego nie robić
- Nie wystawiaj korekty na papierze tylko dlatego, że oryginał był papierowy. Postać faktury pierwotnej nie zwalnia z KSeF.
- Nie czekaj na notę od kupującego. Noty korygujące zniknęły 1 lutego 2026 r. (art. 106k uchylony), a korektę wystawia sprzedawca (FAQ MF, pyt. 73 jak wyżej).
- Nie wymyślaj numeru KSeF. Pole numeru pomijasz, a NrKSeFN ustawiasz na „1”.
Pełną mapę zmian od 1 stycznia 2027 r. zebraliśmy w artykule KSeF od 2027, a wszystkie typy korekt w przewodniku Korekty i zwroty w KSeF.
FAQ
Czy mogę skorygować w KSeF fakturę papierową z 2025 r.?
Tak. KSeF przyjmuje korekty faktur sprzed wdrożenia (FAQ MF, kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 73). Nie podajesz numeru KSeF faktury pierwotnej.
Co wpisać zamiast numeru KSeF faktury pierwotnej?
Numer i datę faktury pierwotnej oraz znacznik NrKSeFN = 1, który oznacza fakturę wystawioną poza KSeF.
Czy kupujący zobaczy w KSeF fakturę pierwotną?
Nie, bo jej tam nie ma. Zobaczy tylko korektę. Faktura pierwotna zostaje u niego w dotychczasowej postaci.
Czy aplikacja do Shopify skoryguje fakturę spoza KSeF?
Nasza aplikacja KSeF Faktury robi korekty do faktur, które sama wystawiła w KSeF. Faktury wystawione wcześniej w innym programie korygujesz w tym programie albo w Aplikacji Podatnika KSeF.
Źródła
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów: kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 73
- Broszura informacyjna dotycząca struktury logicznej FA(3), MF, sierpień 2026: wstęp, tabela 35 (DaneFaKorygowanej)
- Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, MF, sierpień 2026: sekcja „Dane faktury korygowanej”
- Podręcznik KSeF 2.0, część II, MF, sierpień 2026: pkt 2.13.6
- JPK_VAT z deklaracją: stosowanie znaczników, MF, wersja 1.1
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 29a ust. 13 i 13a, art. 106ga ust. 1 i 2, art. 106j ust. 2 i 4, art. 106k (uchylony), art. 145m, art. 145n
- Rozporządzenie MFiG z 12.12.2025 r. (oznaczenia w ewidencji JPK_V7), Dz.U. 2025 poz. 1800
Stan prawny na 19 października 2026 r. Artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie stanowi porady podatkowej.