Reklamacja a faktura korygująca w KSeF: kiedy trzeba korekty
W skrócie: reklamacja a faktura korygująca w KSeF: sama reklamacja nie wymaga korekty. Korektę w KSeF wystawiasz dopiero wtedy, gdy reklamacja zmienia cenę albo kończy się zwrotem towaru lub pieniędzy. Naprawa i wymiana na taki sam towar zwykle korekty nie wymagają, bo wartość sprzedaży się nie zmienia.
Reklamacja a faktura korygująca: dwa różne porządki
Reklamację rozpatrujesz według prawa cywilnego, a fakturę korygujesz według ustawy o VAT. Te porządki łączy jedno pytanie: czy po reklamacji zmieniła się cena, ilość sprzedanego towaru albo kwota, którą klient ostatecznie zapłacił?
Ustawa o VAT wymienia przypadki, w których wystawiasz fakturę korygującą (art. 106j ust. 1):
- zmiana podstawy opodatkowania lub kwoty podatku, np. obniżka ceny,
- zwrot towarów,
- zwrot zaliczki przed dostawą,
- pomyłka w dowolnej pozycji faktury.
„Reklamacji” na tej liście nie ma. Liczy się jej wynik.
Jakie prawa ma klient przy reklamacji
Konsument (i przedsiębiorca na JDG, dla którego zakup nie ma charakteru zawodowego, art. 7aa ustawy o prawach konsumenta) przy niezgodności towaru z umową może:
- żądać naprawy lub wymiany (art. 43d),
- obniżyć cenę albo odstąpić od umowy, gdy naprawa i wymiana są niemożliwe, zawiodły, sklep odmówił albo wada jest istotna (art. 43e).
Na reklamację konsumenta odpowiadasz w 14 dni, inaczej uznaje się ją za przyjętą (art. 7a).
Firma reklamuje towar z rękojmi według Kodeksu cywilnego: może żądać wymiany lub usunięcia wady (art. 561), obniżyć cenę albo odstąpić od umowy (art. 560). Między firmami rękojmię można w umowie rozszerzyć, ograniczyć lub wyłączyć (art. 558 § 1), więc sprawdź swój regulamin.
Faktury w KSeF dotyczą przede wszystkim zakupów firmowych, dlatego korekty po reklamacji w KSeF dotyczą głównie klientów z NIP.
Naprawa i wymiana na ten sam towar: zwykle bez korekty
Jeśli naprawiasz wadliwy towar, klient zatrzymuje go za tę samą cenę. Podstawa opodatkowania się nie zmienia, więc żaden z przypadków z art. 106j ust. 1 nie zachodzi. Koszty naprawy, przesyłki i robocizny są Twoim kosztem (przy konsumentach mówi o tym art. 43d ust. 4), a nie pozycją faktury klienta.
Wymiana na taki sam towar działa podobnie: klient dostaje rzecz wolną od wad w miejsce wadliwej, cena zostaje ta sama. W praktyce przyjmuje się, że to wykonanie tej samej umowy, a nie nowa sprzedaż, więc nie wystawia się ani korekty, ani nowej faktury. Ustawa nie mówi o tym wprost, dlatego zachowaj protokół reklamacji i dokument wysyłki towaru zamiennego, żeby obrót w magazynie dało się wytłumaczyć.
Kiedy reklamacja kończy się korektą w KSeF
Obniżenie ceny
Klient zatrzymuje towar z wadą, a Ty oddajesz część ceny. To obniżka ceny po sprzedaży: podstawa opodatkowania spada (art. 29a ust. 10 pkt 1), więc wystawiasz korektę in minus w KSeF z numerem KSeF faktury pierwotnej (art. 106j ust. 2 pkt 2a). Przykład: krzesło za 615,00 zł brutto (23%), uznana reklamacja z obniżką o 123,00 zł brutto. Korekta: minus 100,00 zł netto i minus 23,00 zł VAT.
Odstąpienie od umowy i zwrot pieniędzy
Klient oddaje towar i dostaje pieniądze. To zwrot towaru (art. 106j ust. 1 pkt 3). Gdy dotyczy całego zamówienia, robisz korektę do zera, a gdy części, korygujesz tylko zwrócone pozycje. Krok po kroku opisujemy to w artykule Korekta faktury w KSeF przy zwrocie towaru.
Wymiana na inny towar
Jeśli zamiast wadliwego towaru klient bierze inny, droższy lub tańszy, zmienia się to, co faktycznie sprzedałeś. Najczęściej wystawia się korektę do pierwotnej pozycji i fakturę na nowy towar albo korektę zmieniającą pozycję i cenę. Wybierz rozwiązanie z księgową, bo zależy od dopłaty i od tego, jak ewidencjonujesz magazyn.
Tabela przypadków
| Wynik reklamacji | Korekta w KSeF? | Podstawa |
|---|---|---|
| Reklamacja odrzucona | Nie | Nic się nie zmienia |
| Naprawa | Nie | Cena i ilość bez zmian |
| Wymiana na taki sam towar | Zwykle nie | Ta sama umowa, ta sama cena |
| Wymiana na inny towar | Tak, zwykle korekta i nowa faktura lub korekta pozycji | art. 106j ust. 1 pkt 1 lub 5 |
| Obniżenie ceny | Tak, in minus | art. 106j ust. 1 pkt 1, art. 29a ust. 10 pkt 1 |
| Odstąpienie, zwrot towaru i pieniędzy | Tak, częściowa lub do zera | art. 106j ust. 1 pkt 3, art. 29a ust. 10 pkt 2 |
| Gwarancja producenta, naprawa w serwisie | Nie, u Ciebie nic się nie zmienia | Gwarancja to osobne zobowiązanie gwaranta |
| Konsument miał tylko paragon | Nie w KSeF; zwrot w ewidencji zwrotów i reklamacji | § 3 ust. 3 rozporządzenia o kasach rejestrujących |
Kiedy obniżasz VAT po reklamacji
Korektę in minus po obniżce ceny lub zwrocie towaru ujmujesz w okresie, w którym wystawiłeś ją w KSeF (art. 29a ust. 13). Nie potrzebujesz potwierdzenia od kupującego. Przykłady na granicy miesięcy i skutki u nabywcy opisujemy w artykule korekta in minus w KSeF. W korekcie możesz podać przyczynę, np. „Reklamacja: obniżenie ceny” (art. 106j ust. 2a). To nieobowiązkowe, ale pomaga księgowej po obu stronach.
Pamiętaj, że w KSeF nie poprawisz ani nie anulujesz przyjętej faktury, tylko ją korygujesz (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 18). Korekt do jednej faktury możesz wystawić tyle, ile trzeba (pyt. 22). Więcej: Anulowanie faktury w KSeF i przewodnik Korekty i zwroty w KSeF.
Reklamacja w sklepie na Shopify
W aplikacji KSeF Faktury zwrot (refund) w Shopify ze wskazaniem zwróconych pozycji tworzy korektę w KSeF automatycznie. To obsługuje odstąpienie od umowy i zwrot towaru. Obniżki ceny po reklamacji, czyli zwrotu samej kwoty bez pozycji, aplikacja dziś nie zamienia w korektę. Taką korektę wystawiasz sam w programie do faktur. Naprawa i wymiana na ten sam towar nie wymagają żadnej akcji po stronie faktur.
FAQ
Czy każda uznana reklamacja wymaga faktury korygującej?
Nie. Korekta jest potrzebna tylko wtedy, gdy zmienia się cena albo dochodzi do zwrotu towaru lub pieniędzy.
Wymieniłem wadliwy towar na nowy, taki sam. Czy wystawiam nową fakturę?
Zwykle nie. Klient dostaje to, za co zapłacił, po tej samej cenie. Zachowaj protokół reklamacji jako dowód.
Reklamację uznałem w marcu, korektę wystawiłem w KSeF w kwietniu. Kiedy obniżam VAT?
W kwietniu, czyli w okresie wystawienia korekty w KSeF (art. 29a ust. 13).
Czy klient firmowy może sam wystawić notę korygującą po reklamacji?
Nie. Noty korygujące zniknęły z ustawy 1 lutego 2026 r. (art. 106k uchylony). Korektę wystawia sprzedawca (FAQ MF, kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 73).
Źródła
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów: kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 18 i 22; kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 73
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 29a ust. 10 i 13, art. 106j ust. 1, 2 i 2a, art. 106k (uchylony)
- Ustawa o prawach konsumenta, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1244: art. 7a, 7aa, 43d, 43e
- Kodeks cywilny, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795: art. 556, 558, 560, 561
- Rozporządzenie MF z 25.06.2025 w sprawie kas rejestrujących, Dz.U. 2025 poz. 845: § 3 ust. 2 i 3
Stan prawny na 19 października 2026 r. Artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie stanowi porady podatkowej.