Faktura w KSeF krok po kroku: FA(3), numer KSeF, UPO i kod QR
W skrócie: jak wystawić fakturę w KSeF? Program albo Aplikacja Podatnika tworzy plik XML w strukturze FA(3) i wysyła go do KSeF w otwartej sesji. KSeF sprawdza plik i uprawnienia, a jeśli wszystko się zgadza, nadaje fakturze 35-znakowy numer KSeF i wydaje UPO. Fakturę uznaje się za wystawioną w dniu przesłania do KSeF, a nabywca z polskim NIP otrzymuje ją w dniu nadania numeru.
Jak wystawić fakturę w KSeF: cykl życia w 6 krokach
Ten tekst to praktyczna instrukcja wystawienia faktury. Jeśli chcesz najpierw zrozumieć, jak KSeF działa jako system i kto w nim co robi, zacznij od artykułu jak działa KSeF.
Faktura w KSeF to już nie PDF, tylko plik XML. MF definiuje e-fakturę jako plik zgodny ze wzorem, przesłany do KSeF, któremu nadano unikalny numer (FAQ MF, kategoria „Podstawowe informacje o KSeF”, pyt. 3). Cała droga wygląda tak:
| Krok | Co się dzieje | Kto to robi |
|---|---|---|
| 1. Przygotowanie | Dane faktury trafiają do pliku XML FA(3) | Program do faktur, aplikacja sklepu albo Aplikacja Podatnika |
| 2. Uwierzytelnienie | Program loguje się do KSeF w kontekście NIP firmy | Program, Twoim tokenem albo certyfikatem KSeF |
| 3. Sesja i wysyłka | Program otwiera sesję i przesyła zaszyfrowany plik | Program |
| 4. Weryfikacja | KSeF sprawdza zgodność ze wzorem i uprawnienia | KSeF |
| 5. Numer KSeF | Plik poprawny: numer KSeF. Błędny: odrzucenie | KSeF |
| 6. UPO i udostępnienie | Urzędowe Poświadczenie Odbioru; nabywca z NIP widzi fakturę w KSeF | KSeF, a dla nabywców bez NIP Ty (PDF z kodem QR) |
Do wystawiania faktur w KSeF nie potrzebujesz płatnego programu. MF udostępnia bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF i Aplikację Mobilną KSeF (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 35). Sklep z kilkudziesięcioma fakturami miesięcznie zwykle wybiera jednak program albo aplikację, która robi kroki 1-6 sama.
Krok 1: plik XML w strukturze FA(3)
Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje struktura logiczna FA(3), także dla małych firm, które weszły do KSeF później (FAQ MF, kategoria „Rozwiązania informatyczne, integracje i struktura KSeF”, pyt. 3 i 24). Struktura zawiera pola wymagane przez ustawę o VAT i pola dobrowolne. Faktura, która ma wszystkie dane wymagane przez ustawę i strukturę, a nie ma danych dobrowolnych, jest prawidłowa (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 25).
Kilka rzeczy, które warto wiedzieć o FA(3):
- Rodzajów faktur jest siedem: VAT, KOR (korekta), ZAL (zaliczkowa), ROZ (rozliczeniowa), UPR (uproszczona), KOR_ZAL i KOR_ROZ.
- Nieobowiązkowe są całe węzły Rozliczenie, Platnosc, WarunkiTransakcji, Stopka i Zalacznik, ale jeśli je wypełnisz, niektóre pola w nich stają się wymagane (pyt. 9 w kategorii „Rozwiązania informatyczne...”).
- Pole P_1, czyli data wystawienia, jest obowiązkowe (pyt. 13 w tej samej kategorii).
- Numer faktury nadajesz Ty, jak dotąd. Numer KSeF to coś innego i nie zastępuje Twojej numeracji (FAQ MF, kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 65).
- Faktura bez załącznika może mieć najwyżej 1 MB, z załącznikiem 3 MB (dokumentacja API KSeF 2.0, „Weryfikacja faktury”).
Szczegóły pól opisujemy w artykule o schemacie FA(3).
Krok 2 i 3: uwierzytelnienie i sesja
Program musi najpierw zalogować się do KSeF. Programy zintegrowane z API używają zwykle certyfikatu KSeF albo tokenu, a firmy także podpisu lub pieczęci kwalifikowanej (FAQ MF, kategoria „Uprawnienia i autoryzacja”, pyt. 29). Logowanie zawsze odbywa się w kontekście, zwykle NIP Twojej firmy, a osoba lub firma, która się loguje, musi mieć uprawnienie do wystawiania faktur.
Potem program otwiera sesję i wysyła w niej plik. Są dwa rodzaje sesji (FAQ MF, kategoria „Uprawnienia i autoryzacja”, pyt. 26):
- interaktywna: pojedyncze faktury, typowa dla sklepu, który wysyła fakturę po każdym opłaconym zamówieniu,
- wsadowa: paczki faktur w plikach ZIP, dla dużych wolumenów.
Sesja interaktywna żyje najwyżej 12 godzin, a w jednej sesji można przesłać do 10 000 faktur (dokumentacja API KSeF 2.0). Plik jest szyfrowany przed wysłaniem, więc po drodze nikt go nie przeczyta.
Krok 4: co KSeF sprawdza, a czego nie
Według MF system weryfikuje dwie rzeczy: czy plik XML jest zgodny z obowiązującym wzorem e-faktury i czy osoba wysyłająca ma odpowiednie uprawnienia (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 15). Dokumentacja techniczna dodaje kontrole formatu, rozmiaru, duplikatów (ten sam NIP sprzedawcy, rodzaj faktury i numer faktury) oraz daty: data wystawienia P_1 nie może być późniejsza niż data przyjęcia pliku.
Czego KSeF nie sprawdza:
| Błąd | Czy KSeF go wyłapie | Co zrobić |
|---|---|---|
| Zły NIP nabywcy | Nie, faktura zostanie przyjęta (pyt. 21) | Korekta do zera i nowa faktura na właściwy NIP (pyt. 23) |
| Błąd rachunkowy, np. zła suma | Nie, faktura zostanie przyjęta (pyt. 19) | Faktura korygująca |
| Status nabywcy w wykazie podatników VAT | Nie (pyt. 27) | Sprawdź sam przed sprzedażą |
| Niezgodność ze schematem | Tak, plik zostanie odrzucony | Popraw plik i wyślij ponownie |
| Brak uprawnień wysyłającego | Tak | Nadaj uprawnienia albo zaloguj się innym kontem |
Numery pytań z kategorii „Wystawianie i otrzymywanie faktur” FAQ MF. Dlatego NIP nabywcy warto sprawdzić, zanim faktura pójdzie do KSeF, a nie po fakcie.
Krok 5: numer KSeF i data wystawienia
Jeśli plik jest poprawny, KSeF nadaje mu numer. Numer KSeF ma zawsze 35 znaków i budowę NIP-RRRRMMDD-część techniczna-suma kontrolna, na przykład 5265877635-20250826-0100001AF629-AF (dokumentacja API KSeF 2.0, „Numer KSeF”). Data w środku numeru to dzień przyjęcia faktury do przetwarzania.
Trzy daty, które łatwo pomylić:
- Data wystawienia to dzień przesłania faktury do KSeF (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT). Jeśli wyślesz fakturę 1 lutego, a numer przyjdzie 2 lutego, faktura i tak jest wystawiona 1 lutego (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 13).
- Data otrzymania przez nabywcę z NIP to dzień nadania numeru KSeF (art. 106na ust. 3). Według MF od tej daty nabywca może co do zasady odliczyć VAT (FAQ MF, kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 26).
- Data otrzymania przez nabywcę bez polskiego NIP (konsument, firma zagraniczna) to dzień, w którym faktycznie dostał fakturę, na przykład mailem (art. 106na ust. 4).
Ważna pułapka: fakturę online wysyłasz do KSeF tego samego dnia, który wpisałeś jako datę wystawienia. Jeśli zrobisz to następnego dnia, KSeF potraktuje ją jak fakturę w trybie offline24 (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 12; art. 106nda ust. 16). Więcej o numerze, także o tym, czy trzeba go podawać w przelewie, w artykule o numerze KSeF.
Krok 6: UPO
UPO, czyli Urzędowe Poświadczenie Odbioru, to potwierdzenie, że KSeF przyjął fakturę. W UPO jest data przyjęcia dokumentu do systemu, która decyduje o dacie otrzymania faktury przez nabywcę (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 37). Nie musisz go archiwizować: przepisy nie wymagają przechowywania UPO, a pobierzesz je w każdej chwili, na przykład w Aplikacji Podatnika (FAQ MF, kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 41 i 81). Samo nadanie numeru KSeF oznacza, że faktura została prawidłowo przetworzona.
Wizualizacja i kod QR dla nabywcy
Nabywca z polskim NIP dostaje fakturę w KSeF i niczego więcej mu nie musisz wysyłać. Nie ma też obowiązku przesyłania mu numeru KSeF (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 41). Wielu klientów sklepów nadal oczekuje jednak PDF w mailu. Możesz go wysłać, ale wtedy pamiętaj o kodzie QR.
Zasady wizualizacji:
- Wygląd faktury jest dowolny, nie musi przypominać wzoru MF, ale treść musi odpowiadać danym w KSeF (pyt. 33).
- Może być po angielsku albo dwujęzyczna (pyt. 32).
- Jeśli faktura trafia do nabywcy poza KSeF, na przykład w PDF, musi mieć kod QR (pyt. 34; art. 106gb ust. 5). Na fakturze online jest jeden kod, a pod nim numer KSeF (FAQ MF, kategoria „Tryby offline i kody QR”, pyt. 7).
Dla konsumentów i firm zagranicznych PDF z kodem QR jest wręcz głównym kanałem, bo nie zalogują się do KSeF (art. 106gb ust. 4). Jak zbudować poprawny kod, opisujemy w artykule o kodzie QR na fakturze KSeF.
Gdy KSeF nie odpowiada: tryby offline
Tryby offline nie są wyjątkiem od KSeF. To sposób, żeby wystawić fakturę w strukturze FA(3) teraz, a wysłać ją do KSeF później. Ustawa zna trzy tryby plus sytuację skrajną:
| Tryb | Kiedy | Termin wysłania do KSeF | Podstawa |
|---|---|---|---|
| Offline24 | Zawsze, z dowolnego powodu, np. brak internetu | Najpóźniej następnego dnia roboczego po wystawieniu | art. 106nda |
| Offline, niedostępność KSeF | W czasie niedostępności ogłoszonej przez MF (np. prace serwisowe) | Najpóźniej następnego dnia roboczego po jej zakończeniu | art. 106nh |
| Tryb awaryjny | W czasie awarii ogłoszonej w BIP MF i w oprogramowaniu interfejsowym | 7 dni roboczych od zakończenia awarii | art. 106nf |
| Awaria całkowita | Ogłoszona w środkach społecznego przekazu | Nie wysyła się; faktura papierowa lub elektroniczna | art. 106ng, 106nf ust. 7 |
Przy trybie offline24 nie musisz udowadniać, że nie było internetu (FAQ MF, kategoria „Tryby offline i kody QR”, pyt. 4). Datą wystawienia faktury offline jest data wpisana w polu P_1 (art. 106nda ust. 10).
Jeśli fakturę offline przekazujesz nabywcy poza KSeF, zanim dostała numer, potrzebne są dwa kody QR: pierwszy z napisem „OFFLINE” i drugi z napisem „CERTYFIKAT”. Drugi kod wygenerujesz tylko certyfikatem KSeF typu 2 (FAQ MF, kategoria „Tryby offline i kody QR”, pyt. 8; art. 106nda ust. 6 i 7). Token tu nie wystarczy. Po nadaniu numeru wystarczy jeden kod, taki jak przy fakturze online (pyt. 9).
Krajowy nabywca z NIP i tak otrzyma fakturę offline przez KSeF. Możesz mu najwyżej wydać dobrowolne „potwierdzenie transakcji” z dwoma kodami QR, które nie jest fakturą. Szczegóły w artykule o trybie offline24.
Odrzucenie faktury i najczęstsze błędy
Odrzucony plik oznacza, że faktura nie została wystawiona. Nie wystawiasz do niej korekty ani jej nie anulujesz, tylko poprawiasz plik i wysyłasz nowy (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 20). Przy fakturze online pamiętaj, że nowa wysyłka następnego dnia to już tryb offline24, więc data w P_1 musi się zgadzać z dniem wysyłki albo faktura musi spełnić warunki offline24.
Najczęstsze przyczyny odrzucenia według dokumentacji API KSeF 2.0:
- Plik niezgodny ze schematem FA(3), na przykład brak wymaganego pola albo zły format daty.
- Duplikat: ten sam numer faktury u tego samego sprzedawcy dla tego samego rodzaju faktury już jest w KSeF.
- Data wystawienia w P_1 późniejsza niż dzień przyjęcia pliku, na przykład faktura z jutrzejszą datą.
- Błędna suma kontrolna NIP sprzedawcy lub nabywcy (to sprawdzenie działa na produkcji).
- Brak uprawnień osoby albo programu, który wysyła fakturę.
Inaczej jest z fakturą przyjętą. Po nadaniu numeru KSeF faktury nie da się edytować ani usunąć: każdy błąd naprawiasz fakturą korygującą (pyt. 18). Więcej w artykule o odrzuconej fakturze.
Gdzie szukać faktur: pobieranie i archiwum
Wszystkie faktury wystawione przez Ciebie i dla Ciebie są w KSeF. Znajdziesz je:
- w Aplikacji Podatnika KSeF: wyszukiwanie i pobieranie wystawionych dokumentów w formacie XML lub PDF, a także UPO dla jednej lub wielu faktur,
- przez API: program księgowy może pobierać faktury automatycznie, także masowo, ale masowe pobieranie zwraca tylko pliki XML (FAQ MF, kategoria „Zagadnienia techniczne”, pyt. 1).
KSeF nie wysyła powiadomień o nowych fakturach. Program musi sam regularnie sprawdzać, czy coś przyszło (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 38). Nie sprawdzisz też, czy nabywca pobrał Twoją fakturę (pyt. 39).
KSeF przechowuje faktury przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym je wystawiono (art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT). Nie musisz ich drukować do papierowego archiwum (FAQ MF, kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 75). Jak pobierać faktury do programu księgowego, opisujemy w osobnym artykule o pobieraniu faktur z KSeF.
Jak to wygląda w sklepie internetowym
W sklepie najlepiej, żeby kroki 1-6 działy się bez Twojego udziału: zamówienie opłacone, NIP w koszyku, faktura wysłana do KSeF tego samego dnia, numer KSeF i PDF z kodem QR zapisane przy zamówieniu. Tak działa nasza aplikacja KSeF Faktury dla Shopify. Gdy KSeF nie odpowiada, faktury czekają w kolejce i wychodzą, gdy system wróci. Faktury z kodami „OFFLINE” i „CERTYFIKAT” nie wystawia.
Jeśli wystawiasz faktury ręcznie, zaplanuj jedną rzecz: wysyłkę do KSeF tego samego dnia, którym datujesz fakturę.
Pytania i odpowiedzi
Czy faktura jest ważna, zanim nabywca ją zaakceptuje?
Tak. KSeF nie wymaga akceptacji odbiorcy. Faktura jest otrzymana w momencie nadania numeru KSeF (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 11).
Wysłałem fakturę wieczorem, a numer przyszedł po północy. Jaka jest data wystawienia?
Dzień wysyłki, czyli dzień, w którym plik zarejestrował się na bramce KSeF (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 13).
Czy mogę poprawić fakturę w KSeF, jeśli zauważę literówkę?
Nie. Faktury przyjętej przez KSeF nie można zmienić. Wystawiasz fakturę korygującą (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 18).
Czy proforma też idzie do KSeF?
Nie. Proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT i nie wystawia się jej w KSeF (FAQ MF, kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 6).
Co grozi za fakturę wystawioną poza KSeF?
Art. 106ni ustawy o VAT przewiduje karę do 100% VAT z takiej faktury. Według obecnej ustawy kary obowiązują od 1 stycznia 2027 r. Rządowy projekt UD477 przesuwa je na 1 stycznia 2028 r., ale na 19 października 2026 r. to wciąż projekt i obowiązek KSeF się nie zmienia.
Źródła
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 106gb ust. 4 i 5, 106na, 106nda, 106ne, 106nf, 106ng, 106nh, 106ni, 112aa
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0: kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 6, 11-13, 15, 18-21, 23, 27, 32-35, 37-39, 41; kategoria „Rozwiązania informatyczne, integracje i struktura KSeF”, pyt. 3, 9, 13, 24; kategoria „Tryby offline i kody QR”, pyt. 4, 7-9; kategoria „Uprawnienia i autoryzacja”, pyt. 26, 29; kategoria „Zagadnienia techniczne”, pyt. 1; kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 26, 41, 65, 75, 81
- Tryb offline24, Tryb offline: niedostępność KSeF, Tryb awaryjny, Potwierdzenie transakcji, MF
- Dokumentacja API KSeF 2.0, MF: „Numer KSeF”, „Weryfikacja faktury”, „Sesja interaktywna”
- Pliki do pobrania KSeF 2.0: schemat FA(3) i podręczniki KSeF 2.0
- Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, MF
Stan prawny na 19 października 2026 r.
Artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie jest poradą podatkową.