Shopify POS a KSeF: paragon, faktura dla firmy i zmiany od 2027
W skrócie: Shopify POS to system sprzedaży, a nie polska kasa rejestrująca, więc sprzedaż w sklepie stacjonarnym dla osób prywatnych nadal rejestrujesz na kasie lub drukarce fiskalnej. Gdy w punkcie kupuje firma, do końca 2026 r. fakturę do paragonu możesz jeszcze wystawić poza KSeF, a od 1 stycznia 2027 r. już tylko w KSeF. Shopify POS sam nie wysyła faktur do KSeF i nasza aplikacja też go nie obsługuje.
Shopify POS a KSeF: trzy różne systemy
Przy sprzedaży stacjonarnej w Polsce spotykają się trzy rzeczy, które łatwo pomylić:
| Element | Do czego służy | Czy łączy się z KSeF |
|---|---|---|
| Shopify POS | obsługa klienta, płatność, stan magazynu, zamówienie w Shopify | nie |
| Kasa rejestrująca lub drukarka fiskalna | ewidencja sprzedaży dla osób prywatnych, paragon fiskalny | nie, paragony nigdy nie trafiają do KSeF |
| Program do faktur zintegrowany z KSeF | faktura dla firmy | tak |
Paragon z kasy i faktura w KSeF to dwa osobne dokumenty z osobnych systemów. Shopify POS może je spinać, ale tylko przez dodatkowe aplikacje.
POS to nie kasa fiskalna
Podatnik, który sprzedaje osobom fizycznym nieprowadzącym działalności, ma obowiązek ewidencjonować tę sprzedaż na kasie rejestrującej (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT). Kasą jest urządzenie lub oprogramowanie spełniające wymagania z przepisów o kasach, a nie dowolny system sprzedaży. Wydruk z drukarki paragonów podłączonej do Shopify POS nie jest paragonem fiskalnym.
Jak połączyć jedno z drugim? W Shopify App Store są aplikacje, które łączą Shopify POS z polskimi drukarkami fiskalnymi. Przykład: Netkodo Fiscal Gateway deklaruje obsługę drukarek Posnet, Elzab i Novitus bezpośrednio podczas sprzedaży w Shopify POS i wymaga osobnego urządzenia, sprzedawanego oddzielnie (opis aplikacji w Shopify App Store, stan na 19.10.2026). Opis nie wspomina o KSeF ani o NIP nabywcy na paragonie, więc jeśli wystawiasz faktury firmom, zapytaj dostawcę, czy NIP z POS trafia na paragon.
Czy możesz nie mieć kasy?
Zwolnienia z kasy daje rozporządzenie MF w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2024 poz. 1902, zmienione Dz.U. 2026 poz. 420). Dla sklepu z Shopify POS liczą się głównie dwie rzeczy:
- limit 20 000 zł sprzedaży dla osób prywatnych w poprzednim roku (§ 3 ust. 1 pkt 1). Nie działa dla tych, którzy w poprzednim roku musieli mieć kasę (§ 3 ust. 2 pkt 1), i nie obejmuje części towarów wymienionych w § 4, na przykład komputerów i ich części,
- zwolnienie dla sprzedaży wysyłkowej dotyczy towarów wysyłanych pocztą lub kurierem z zapłatą przez bank. Sprzedaż w punkcie z płatnością kartą przy kasie nim nie jest. Szczegóły: sprzedaż wysyłkowa a kasa fiskalna.
Oba zwolnienia działają najpóźniej do 31 grudnia 2027 r. (§ 2 ust. 1 i § 3 ust. 1). Czy Twój punkt się łapie, ustal z księgową.
Faktura dla firmy w sklepie stacjonarnym
Jeśli firma kupuje w punkcie i sprzedaż poszła przez kasę, fakturę dla niej wystawisz tylko wtedy, gdy jej NIP jest na paragonie (art. 106b ust. 5). Faktura wystawiona do paragonu bez NIP grozi dodatkowym zobowiązaniem w wysokości 100% VAT z tej faktury (art. 106b ust. 6). To nie jest nowa zasada KSeF, ale w sklepie z POS najczęściej wychodzi przy kasie: kasjer musi zapytać o NIP, zanim wydrukuje paragon.
Do 31 grudnia 2026 r.
Przepis przejściowy (art. 145n) pozwala jeszcze:
- wystawiać faktury do sprzedaży z kasy na papierze lub elektronicznie, poza KSeF,
- traktować paragon z NIP do 450 zł brutto jako fakturę uproszczoną.
MF potwierdza, że do końca 2026 r. faktury z kas, w tym paragony z NIP do 450 zł, nie muszą trafiać do KSeF (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 2). Nie wliczasz ich też do limitu 10 000 zł (tamże, pyt. 20).
Od 1 stycznia 2027 r.
Przepis przejściowy wygasa. Fakturę dla firmy do sprzedaży z kasy wystawiasz w KSeF, a paragon z NIP do 450 zł przestaje zastępować fakturę. MF pisze, że po 2026 r. „wszystkie faktury będą wystawiane przy użyciu KSeF” (FAQ MF, kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 66). Faktury dla konsumentów nadal mogą powstawać poza KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4). Pełne porównanie przed i po: faktura do paragonu od 2027 oraz paragon z NIP od 2027.
Scenariusze w sklepie z Shopify POS
| Sytuacja | Do 31.12.2026 | Od 1.01.2027 |
|---|---|---|
| Osoba prywatna płaci kartą w punkcie | paragon z kasy | paragon z kasy |
| Osoba prywatna prosi o fakturę | faktura poza KSeF albo dobrowolnie w KSeF | bez zmian |
| Firma, zakup 120 zł, NIP na paragonie | paragon z NIP może być fakturą uproszczoną | paragon plus faktura w KSeF |
| Firma, zakup 900 zł, NIP na paragonie | faktura do paragonu, może być poza KSeF | faktura w KSeF |
| Firma bez NIP na paragonie wraca po fakturę | faktury nie wystawiasz | faktury nie wystawiasz |
| Zamówienie online, odbiór i płatność w punkcie | zależnie od tego, czy sprzedaż idzie przez kasę; ustal z księgową | jak obok, faktura dla firmy w KSeF |
Przy fakturze do paragonu od 2027 r. wraca też obowiązek zachowania w dokumentacji numeru paragonu i numeru unikatowego kasy albo samego paragonu (art. 106h ust. 1), wyłączony w 2026 r. przez art. 145n ust. 3.
Gdzie wystawić fakturę do sprzedaży z POS
Shopify sam nie wysyła faktur do KSeF, ani z panelu, ani z POS. Opisujemy to w artykule czy Shopify obsługuje KSeF. Dla sprzedaży stacjonarnej masz trzy praktyczne drogi:
- Program do faktur z KSeF obok POS. Kasjer zapisuje NIP, faktura powstaje w programie, najlepiej tego samego dnia.
- Aplikacja z Shopify App Store, która wystawia faktury także do zamówień z POS. Przed instalacją sprawdź w opisie, czy obsługuje kanał POS, faktury do paragonów i KSeF.
- Bezpłatna Aplikacja Podatnika KSeF przy kilku fakturach w miesiącu.
Uczciwie: nasza aplikacja KSeF Faktury nie obsługuje Shopify POS. Wystawia faktury do zamówień ze sklepu internetowego Shopify z ważnym polskim NIP. Dla sprzedaży w punkcie potrzebujesz innego rozwiązania.
Najczęstsze pytania
Czy Shopify POS wysyła paragony do KSeF?
Nie. Paragony fiskalne w ogóle nie trafiają do KSeF, a Shopify POS nie jest kasą rejestrującą. Paragon drukuje kasa lub drukarka fiskalna.
Czy po 2026 r. paragon z NIP do 450 zł wystarczy firmie?
Nie. Od 1 stycznia 2027 r. paragon z NIP nie jest już fakturą uproszczoną, a firma potrzebuje faktury z KSeF. NIP na paragonie jest nadal warunkiem jej wystawienia (art. 106b ust. 5).
Mam kasę online. Czy to znaczy, że jestem „w KSeF”?
Nie. Kasa online przesyła dane o paragonach do Centralnego Repozytorium Kas. KSeF to osobny system dla faktur.
Klient chce fakturę na firmę, ale paragon już wydrukowano bez NIP. Co zrobić?
Faktury dla firmy do takiego paragonu nie wystawisz (art. 106b ust. 5). Jeśli klient podał NIP przed sprzedażą, a kasjer go nie wpisał, porozmawiaj z księgową, jak poprawić tę sprzedaż.
Artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie jest poradą podatkową.
Źródła
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 106b ust. 5 i 6, art. 106e ust. 5 pkt 3, art. 106ga ust. 1 i ust. 2 pkt 4, art. 106h ust. 1, art. 111 ust. 1, art. 145n
- Rozporządzenie MF z 17.12.2024 w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, Dz.U. 2024 poz. 1902: § 2, § 3, § 4; zmiana: Dz.U. 2026 poz. 420
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów: kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 2 i 20; kategoria „KSeF w Jednostkach Samorządu Terytorialnego”, pyt. 66
- Netkodo Fiscal Gateway, Shopify App Store (opis aplikacji, stan na 19.10.2026)
Stan prawny na 19 października 2026 r.