Sklep internetowy a kasa fiskalna i KSeF: co obowiązuje od 2027
W skrócie: sklep internetowy, kasa fiskalna i KSeF to dwa osobne obowiązki. Kasa rejestruje sprzedaż dla osób prywatnych, a KSeF obsługuje faktury dla firm. Sklep wysyłkowy może nie mieć kasy, jeśli całą zapłatę dostaje na rachunek bankowy i z dokumentów widać, kto i za co zapłacił. KSeF tego zwolnienia nie zmienia ani w 2026, ani w 2027 r.
Sklep internetowy, kasa fiskalna i KSeF: dwa różne obowiązki
Właściciele sklepów często pytają: „skoro od 2027 r. wszystkie faktury idą przez KSeF, to czy kasa fiskalna jest jeszcze potrzebna?”. Odpowiedź brzmi: to zależy od czegoś innego niż KSeF.
- Kasa fiskalna służy do ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności i rolników ryczałtowych (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT). Tu pytanie brzmi: czy sprzedajesz konsumentom i czy masz zwolnienie z kasy?
- KSeF służy do wystawiania faktur ustrukturyzowanych (art. 106ga ust. 1). Obowiązek dotyczy faktur dla firm. Faktury dla konsumentów możesz wystawiać poza KSeF albo w KSeF dobrowolnie (art. 106ga ust. 2 pkt 4 i ust. 4).
Sprzedaż dla firmy z NIP nie trafia na kasę, bo art. 111 ust. 1 jej nie obejmuje. Dokumentujesz ją fakturą, a ta od 2027 r. powstaje w KSeF u każdego podatnika, także po końcu zwolnienia 10 000 zł.
Kiedy sklep internetowy nie potrzebuje kasy fiskalnej
Zwolnienia z kasy daje rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1902, zmienione Dz.U. 2026 poz. 420). Obowiązuje ono najpóźniej do 31 grudnia 2027 r. (§ 2 ust. 1 i § 3 ust. 1). Dla sklepu internetowego liczą się głównie dwa zwolnienia.
Zwolnienie dla sprzedaży wysyłkowej (poz. 41 załącznika)
Zwolniona jest dostawa towarów w systemie wysyłkowym, pocztą lub kurierem, jeśli spełnione są łącznie dwa warunki:
- Sklep otrzymuje całą zapłatę za pośrednictwem poczty, banku lub SKOK, na swój rachunek bankowy albo rachunek w SKOK.
- Z ewidencji i dowodów zapłaty jednoznacznie wynika, jakiej sprzedaży dotyczyła zapłata i kto zapłacił, z danymi nabywcy łącznie z adresem.
W praktyce oznacza to, że każdą wpłatę musisz umieć połączyć z konkretnym zamówieniem i klientem. Numer zamówienia w tytule przelewu, raport operatora płatności z numerem zamówienia i dane adresowe z panelu sklepu to typowe dowody.
Zwolnienie podmiotowe do 20 000 zł
Bez kasy może też działać sklep, którego sprzedaż dla osób prywatnych i rolników ryczałtowych w poprzednim roku nie przekroczyła 20 000 zł netto (§ 3 ust. 1 pkt 1 i ust. 3 pkt 2). Firma, która zaczyna sprzedaż dla konsumentów w trakcie roku, liczy limit proporcjonalnie do okresu sprzedaży (§ 3 ust. 1 pkt 2). Po przekroczeniu limitu zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu przekroczenia (§ 5 ust. 1 pkt 1).
Towary, przy których zwolnienia nie działają
Żadne z tych zwolnień nie obejmuje towarów z listy w § 4 rozporządzenia. Są na niej między innymi komputery, laptopy, tablety i konsole, telefony, smartwatche i inna elektronika, sprzęt fotograficzny, perfumy i wody toaletowe, wyroby z metali szlachetnych, alkohol, wyroby tytoniowe, części samochodowe. Sklep z elektroniką musi mieć kasę dla sprzedaży konsumenckiej, nawet jeśli wszyscy klienci płacą przelewem.
Karta, BLIK, pobranie: co spełnia warunek zapłaty
| Forma płatności | Czy pasuje do zwolnienia wysyłkowego |
|---|---|
| Przelew na rachunek sklepu | Tak, jeśli wpłatę da się przypisać do zamówienia i klienta |
| Karta, BLIK, szybki przelew przez operatora płatności | Zwykle tak, gdy pieniądze trafiają na rachunek bankowy sklepu, a raport operatora pozwala przypisać wpłatę do zamówienia. Warto potwierdzić z księgową |
| Pobranie u kuriera, kurier przelewa pieniądze na rachunek sklepu | Możliwe, jeśli kurier lub operator przekazuje całą kwotę na rachunek bankowy sklepu, a wpłatę da się przypisać do konkretnej sprzedaży i klienta. Poz. 41 nie mówi o pobraniu wprost, więc ten model potwierdź z księgową |
| Gotówka do ręki, np. przy odbiorze osobistym | Nie. Taka sprzedaż dla konsumenta wymaga kasy, chyba że masz zwolnienie do 20 000 zł |
Jeśli pobranie to duża część Twojej sprzedaży, porozmawiaj z księgową albo wystąp o własną interpretację indywidualną. Tylko ona daje Ci ochronę w Twoim modelu płatności.
Uwaga na odbiór osobisty z płatnością gotówką lub kartą w punkcie. To już nie jest sprzedaż wysyłkowa, więc zwolnienie z poz. 41 jej nie obejmuje.
Faktura zamiast paragonu: kiedy wystarcza
Częste pytanie: czy jeśli wystawię konsumentowi fakturę, to paragon nie jest potrzebny? Przepisy o kasach dotyczą sprzedaży na rzecz osób prywatnych, niezależnie od tego, czy dostały one fakturę. Jeśli masz obowiązek kasowy, faktura dla konsumenta nie zwalnia z nabicia sprzedaży na kasę. Wyjątki są wąskie i dotyczą konkretnych czynności z załącznika do rozporządzenia, nie sklepów internetowych jako takich.
Inaczej jest przy firmach. Sprzedaż dla firmy, która podała NIP w koszyku, dokumentujesz fakturą, bez paragonu. Dlatego tak ważne jest, by NIP był znany przed zapłatą: opisujemy to w artykule NIP w koszyku sklepu.
Co zmienia rok 2027 dla sklepu z kasą
Jeśli masz kasę, od 1 stycznia 2027 r. zmieniają się trzy rzeczy:
- Kasa wystawia już tylko paragony. Do końca 2026 r. przepis pozwala wydać z kasy „paragon fiskalny lub fakturę”, od 2027 r. zostaje sam paragon (art. 111 ust. 3a pkt 1 w brzmieniu od 1.01.2027).
- Faktura dla firmy do sprzedaży nabitej na kasę powstaje w KSeF (FAQ MF, kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 3).
- Paragon z NIP do 450 zł przestaje być fakturą uproszczoną (FAQ MF, ta sama kategoria, pyt. 2). Więcej: Paragon z NIP po 1 stycznia 2027 i Faktura do paragonu w KSeF od 2027.
Zasada z art. 106b ust. 5 zostaje: fakturę dla firmy do sprzedaży z paragonu wystawisz tylko wtedy, gdy NIP jest na paragonie.
Ewidencja sprzedaży konsumenckiej bez kasy
Sklep zwolniony z kasy nadal ewidencjonuje sprzedaż konsumencką na potrzeby VAT, tylko nie na kasie. Poz. 41 wprost wymaga, żeby z ewidencji i dowodów zapłaty wynikało, czego dotyczyła wpłata i kto zapłacił. Dobrze, gdy eksport zamówień ze sklepu zawiera numer zamówienia, datę, dane klienta z adresem, kwotę i stawkę VAT, a raport operatora płatności ten sam numer zamówienia.
Jak to wygląda w praktyce sklepu
- Sprawdź towary. Jeśli sprzedajesz cokolwiek z listy w § 4, konsumentom sprzedajesz z kasą.
- Sprawdź płatności. Wszystkie formy płatności muszą kończyć się przelewem na Twój rachunek, z możliwością przypisania do zamówienia.
- Rozdziel strumienie. Zamówienia z NIP to faktury (od 2027 r. w KSeF), zamówienia konsumenckie to ewidencja bez kasy albo paragon.
- Ustal z księgową odbiór osobisty i pobranie. To najczęstsze miejsca, w których zwolnienie przestaje działać.
Jeśli prowadzisz sklep na Shopify, nasza aplikacja KSeF Faktury zajmuje się tylko strumieniem firmowym: wystawia faktury w KSeF dla opłaconych zamówień z polskim NIP. Nie łączy się z kasą fiskalną i nie wystawia paragonów.
FAQ
Czy od 2027 r. sklep internetowy musi kupić kasę fiskalną z powodu KSeF?
Nie. KSeF dotyczy faktur. O kasie decydują przepisy o ewidencji sprzedaży konsumenckiej i zwolnienia z rozporządzenia, które działają do końca 2027 r.
Czy faktury konsumenckie wystawione w KSeF zastąpią kasę?
Nie. Wysłanie faktury konsumenckiej do KSeF jest dobrowolne i nie zmienia zasad ewidencji na kasie.
Klient zapłacił kurierowi gotówką. Czy tracę zwolnienie?
Niekoniecznie. Warunek z poz. 41 dotyczy tego, jak pieniądze trafiają do Ciebie: jeśli kurier przekazuje całą kwotę na Twój rachunek bankowy i możesz przypisać ją do konkretnej sprzedaży, zwolnienie może zostać. Potwierdź to z księgową dla swojego modelu.
Sprzedaję tylko firmom. Czy potrzebuję kasy?
Nie, bo sprzedaż dla firm nie podlega ewidencji na kasie (art. 111 ust. 1). Dokumentujesz ją fakturami, które od 2027 r. wystawiasz w KSeF.
Źródła
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów: kategoria „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”, pyt. 2 i 3
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 106b ust. 5, art. 106ga ust. 1, 2 pkt 4 i ust. 4, art. 111 ust. 1 i 3a
- Rozporządzenie MF z 17.12.2024 w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, Dz.U. 2024 poz. 1902: § 2, § 3, § 4, § 5, załącznik poz. 41; zmiana: Dz.U. 2026 poz. 420
Stan prawny na 19 października 2026 r. Artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie stanowi porady podatkowej.