Awaria KSeF: co robi sklep, gdy system nie działa
W skrócie: awaria KSeF w rozumieniu ustawy zaczyna się dopiero wtedy, gdy Ministerstwo Finansów ogłosi ją komunikatem w BIP i w oprogramowaniu interfejsowym. Wtedy wystawiasz faktury FA(3) poza systemem i masz 7 dni roboczych od końca awarii, żeby je dosłać (art. 106nf ust. 4 ustawy o VAT). Jeśli KSeF „nie działa”, ale komunikatu nie ma, zostaje tryb offline24 z dużo krótszym terminem: następny dzień roboczy.
Awaria KSeF, niedostępność czy problem po Twojej stronie
Gdy faktura nie chce przejść, pierwsze pytanie brzmi: czy MF coś ogłosił? Od tego zależy tryb i termin. MF wyróżnia trzy procedury offline (FAQ MF, kategoria „Tryby offline i kody QR”, pyt. 1), a ustawa dodaje jeszcze awarię całkowitą.
| Sytuacja | Kto i gdzie ogłasza | Jak wystawiasz | Termin dosłania do KSeF | Przepis |
|---|---|---|---|---|
| Brak ogłoszenia: nie masz internetu, KSeF zwraca błąd, program stoi | nikt | FA(3) w trybie offline24 | następny dzień roboczy po dniu wystawienia | art. 106nda |
| Niedostępność KSeF, np. prace serwisowe | MF w BIP podaje okres niedostępności | FA(3) poza systemem | następny dzień roboczy po końcu niedostępności | art. 106ne ust. 4, art. 106nh |
| Awaria KSeF | MF w BIP i w oprogramowaniu interfejsowym, z datą początku i końca | FA(3) poza systemem, przekazana w uzgodniony sposób | 7 dni roboczych od końca awarii | art. 106ne ust. 1, art. 106nf |
| Awaria całkowita | MF w mediach (telewizja, radio, prasa, internet), gdy nie da się ogłosić w BIP | papier albo dowolna faktura elektroniczna, bez wzoru FA(3) | nie dosyłasz | art. 106ne ust. 3, art. 106ng |
Najważniejsza zasada dla sklepu: nie ma komunikatu, nie ma awarii. Niedziałający internet w biurze, błąd w programie do faktur czy odrzucona faktura to nie awaria KSeF. Wtedy działa offline24, który możesz wybrać zawsze i bez dowodu, że był problem (FAQ MF, kategoria „Tryby offline i kody QR”, pyt. 4). Szczegóły tego trybu opisujemy w artykule tryb offline24 w KSeF.
MF zapewnia, że system ma zabezpieczenia na wypadek awarii i ma działać całą dobę, 7 dni w tygodniu (FAQ MF, kategoria „Zagadnienia techniczne”, pyt. 4). Przerwy serwisowe mają być najczęściej w nocy albo w godzinach najmniej uciążliwych (FAQ MF, kategoria „Tryby offline i kody QR”, pyt. 5).
Gdzie MF ogłasza awarię KSeF
Ustawa wskazuje dwa kanały:
- BIP Ministerstwa Finansów. Komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii wyznaczają okres awarii (art. 106ne ust. 1).
- Oprogramowanie interfejsowe, czyli narzędzia MF do pracy z KSeF. Jego adres jest podany w BIP (art. 106ne ust. 2).
Bieżące informacje o utrudnieniach MF publikuje też w dziale Komunikaty techniczne na ksef.podatki.gov.pl. Przykłady z ostatnich tygodni: 25 września 2026 r. MF informował o utrudnieniach w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, a 13 października 2026 r. zapowiedział możliwe utrudnienia w pobieraniu faktur przez API w nocy z 16 na 17 października, zaznaczając, że wysyłka faktur będzie działać bez zakłóceń.
Nie każde utrudnienie to awaria w rozumieniu ustawy. Szukaj komunikatu, który wprost mówi o awarii KSeF i podaje jej koniec. Jeśli go nie ma albo nie masz pewności, licz termin jak dla offline24. Krótszy termin jest bezpieczniejszy. MF zapowiada osobną usługę informowania o trwających awariach (FAQ MF, kategoria „Zagadnienia techniczne”, pyt. 13).
Terminy dosyłania faktur po awarii
Faktury z trybu awaryjnego wysyłasz do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii, wskazanego w komunikacie (art. 106nf ust. 4). Do tego trzy reguły:
- kolejna awaria w tym czasie: termin liczysz od końca tej kolejnej awarii (art. 106nf ust. 5),
- awaria całkowita w tym czasie: faktur nie dosyłasz (art. 106nf ust. 7),
- faktura offline24 albo z przerwy serwisowej, a w trakcie jej terminu MF ogłosił awarię: dostajesz te same 7 dni roboczych od końca awarii (art. 106nha pkt 1, art. 106nh ust. 3 pkt 1).
Przykład: MF ogłasza awarię w czwartek 3 grudnia 2026 r., a komunikat o jej zakończeniu podaje piątek 4 grudnia. Siedem dni roboczych liczymy od poniedziałku 7 grudnia, więc faktury trzeba dosłać najpóźniej we wtorek 15 grudnia. Ustawa nie definiuje dnia roboczego. W przykładach z dokumentacji technicznej MF soboty i niedziele nie są liczone (tryby offline, dokumentacja KSeF 2.0).
Co jeszcze warto wiedzieć:
- data wystawienia to data z pola P_1, którą wpiszesz na fakturze, a nie dzień dosłania (art. 106nf ust. 9),
- korektę faktury z trybu awaryjnego wystawiasz dopiero po nadaniu jej numeru KSeF (art. 106nf ust. 11),
- dwa kody QR: jeśli przed dosłaniem przekazujesz fakturę kupującemu poza KSeF, na przykład jako PDF, musi mieć kod „OFFLINE” i kod „CERTYFIKAT”, a do drugiego potrzebny jest certyfikat KSeF typu 2 (art. 106nf ust. 3 w związku z art. 106nda ust. 6 i 7). Jak go zdobyć, opisujemy w artykule certyfikat KSeF offline.
Kolejka w aplikacji sklepu
Sklep internetowy rzadko wystawia faktury ręcznie, więc w praktyce liczy się to, co robi program, gdy KSeF nie odpowiada. Są dwa podejścia:
- kolejka: faktura czeka w programie i nie trafia do kupującego, dopóki KSeF jej nie przyjmie i nie nada numeru, więc nie potrzebuje dwóch kodów QR. Jeśli wyjdzie tego samego dnia, który ma w polu P_1, jest zwykłą fakturą online (art. 106na ust. 1). Jeśli wyjdzie później, ustawa traktuje ją jak fakturę offline24 (art. 106nda ust. 16), więc musi trafić do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego, a przy ogłoszonej awarii obowiązuje termin 7 dni roboczych (art. 106nha pkt 1),
- wystawienie offline i dosłanie: faktura ma datę od razu, a program musi sam policzyć termin dosłania, rozróżnić ogłoszoną awarię od zwykłego błędu i dodać dwa kody QR, jeśli wydaje PDF przed nadaniem numeru.
Pytania do dostawcy programu:
- Skąd program wie, że MF ogłosił awarię, a nie tylko że KSeF zwrócił błąd?
- Gdzie widzę faktury, które czekają, i kto dostaje powiadomienie przed końcem terminu?
- Co dzieje się z korektą, której faktura pierwotna jeszcze nie ma numeru KSeF?
Nasza aplikacja KSeF Faktury dla Shopify stosuje kolejkę: faktury czekają, wysyłają się same po powrocie KSeF, a ekran Problemy pokazuje, co czeka i dlaczego. Kupujący dostaje PDF dopiero z numerem KSeF. Jeśli przerwa trwa dłużej niż do następnego dnia roboczego, sprawdzaj komunikaty MF, bo od nich zależy, czy termin dosłania się wydłuża.
Co powiedzieć klientowi
Firma z NIP zwykle chce wiedzieć tylko, kiedy dostanie fakturę. Wystarczy krótka wiadomość:
Dzień dobry, Krajowy System e-Faktur ma obecnie przerwę w działaniu. Faktura do zamówienia nr 1234 zostanie wysłana do KSeF zaraz po przywróceniu systemu i będzie widoczna w KSeF pod numerem, który wtedy dostanie. Jeśli potrzebują Państwo dokumentu wcześniej, prześlemy go mailem.
Jeśli firma dostaje od Ciebie fakturę z trybu awaryjnego poza KSeF, datą otrzymania jest dzień, w którym faktycznie ją dostała, a gdy to nastąpi po nadaniu numeru KSeF, data nadania numeru (art. 106nf ust. 10). Gdy firma odbiera fakturę w KSeF, możesz jej dodatkowo wydać potwierdzenie transakcji (strona MF Tryb awaryjny).
Konsument niczego nie zauważy. Paragon działa jak dotąd, a fakturę dla osoby prywatnej możesz wystawić poza KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4). Więcej w artykule faktura dla konsumenta a KSeF.
Kary za niedosłanie faktur w terminie
Art. 106ni ust. 1 pkt 3 przewiduje karę za niewysłanie w terminie faktury z trybu offline24, z okresu niedostępności albo z trybu awaryjnego. Według obecnej ustawy kary obowiązują od 1 stycznia 2027 r. Rządowy projekt UD477 z września 2026 r. przesuwa je na 1 stycznia 2028 r. i 16 października 2026 r. trafił do Rady Ministrów, ale to wciąż projekt, a obowiązek dosłania faktur się nie zmienia. Szczegóły: kary za KSeF.
Najczęstsze pytania
Czy przy awarii KSeF mogę wystawić fakturę papierową?
Tylko przy awarii całkowitej, ogłoszonej w środkach społecznego przekazu (art. 106ng). Przy zwykłej awarii ogłoszonej w BIP wystawiasz fakturę elektroniczną według wzoru FA(3) i dosyłasz ją do KSeF.
KSeF działa, ale moje faktury są odrzucane. Czy to awaria?
Nie. Odrzucona faktura to zwykle błąd w pliku, uprawnieniach albo danych. Faktura odrzucona nie jest wystawiona, więc trzeba ją poprawić i wysłać ponownie. Opisujemy to w artykule faktura odrzucona w KSeF.
Czy muszę udowodnić, że KSeF nie działał?
W trybie offline24 nie (FAQ MF, kategoria „Tryby offline i kody QR”, pyt. 4). Przy awarii i niedostępności podstawą jest komunikat MF, który wyznacza okres przerwy, więc warto zachować jego treść albo zrzut ekranu.
Czy po awarii zmienia się data wystawienia faktury?
Nie. W trybie awaryjnym datą wystawienia jest data z pola P_1, wpisana przez Ciebie na fakturze (art. 106nf ust. 9).
Artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie jest poradą podatkową.
Źródła
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 106ga ust. 2 pkt 4, 106na ust. 1, 106nda, 106ne, 106nf, 106ng, 106nh, 106nha, 106ni
- Strony MF: Tryb awaryjny, Tryb offline - niedostępność KSeF, Awaria całkowita, Komunikaty techniczne
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów: kategoria „Tryby offline i kody QR”, pyt. 1, 4, 5; kategoria „Zagadnienia techniczne”, pyt. 4, 13
- Dokumentacja KSeF 2.0 dla integratorów: tryby offline (Ministerstwo Finansów, GitHub)
- Projekt UD477 w Rządowym Procesie Legislacyjnym
Stan prawny na 19 października 2026 r.