Що таке KSeF простими словами: як працює система е-фактур
Коротко: KSeF (Krajowy System e-Faktur) є державною системою Міністерства фінансів Польщі, через яку фірми виставляють і отримують фактури. Ваша програма надсилає фактуру як файл XML, KSeF перевіряє його, присвоює номер KSeF і видає офіційне підтвердження отримання (UPO). Покупець-фірма сам забирає фактуру з системи, на e-mail вона більше не приходить. Отримувати фактури через KSeF мають усі фірми з 1 лютого 2026 р., виставляти в KSeF з 1 квітня 2026 р. зобов'язані всі, хоча найменші до 31 грудня 2026 р. ще користуються лімітом 10 000 zł.
KSeF що це: головне в кількох реченнях
Раніше фактура була документом, який ви робили в будь-якій програмі, друкували або надсилали PDF-файлом. У KSeF фактура стає файлом XML, побудованим за обов'язковим шаблоном. Такий документ польською називається структурована фактура (faktura ustrukturyzowana).
Шаблон має назву FA(3). Попередню версію FA(2) застосовували з 1 вересня 2023 р. до 31 січня 2026 р., а з 1 лютого 2026 р. усі структуровані фактури виставляють за FA(3) (FAQ MF, категорія „Rozwiązania informatyczne, integracje i struktura KSeF”, пит. 3). Файл, який не відповідає шаблону, KSeF відхиляє.
Акаунт у KSeF не заводять. Людина або програма входить у систему одним із дозволених способів (Profil Zaufany, банк, кваліфікований підпис, сертифікат KSeF, токен) і вказує контекст, тобто NIP фірми, від імені якої діє. Що саме дозволено робити в цьому контексті, визначають права доступу (uprawnienia). Як увійти вперше, пояснюємо в статті як увійти в KSeF.
Платна програма для KSeF не обов'язкова. Міністерство безкоштовно дає Aplikacja Podatnika KSeF у браузері і мобільний застосунок (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, пит. 35). Програма або застосунок магазину потрібні тоді, коли фактур багато чи вони мають створюватися автоматично.
Як працює KSeF: шлях фактури в 6 кроків
Програма продавця -> KSeF: перевірка -> номер KSeF + UPO -> покупець забирає фактуру
- Підготовка файлу. Програма продавця або Aplikacja Podatnika KSeF створює фактуру за шаблоном FA(3), тобто файл XML.
- Вхід. Програма проходить автентифікацію сертифікатом KSeF, токеном або підписом і вказує NIP фірми. KSeF перевіряє, чи має ця особа або фірма право виставляти фактури.
- Надсилання. Програма відкриває сесію, шифрує файл і надсилає його. Окремі фактури йдуть в інтерактивній сесії, великі пакети в пакетній (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, пит. 16).
- Перевірка. KSeF перевіряє файл. Хибний файл відхиляється.
- Номер KSeF і UPO. Правильна фактура отримує унікальний номер KSeF із 35 знаків. Програма може завантажити UPO, де є номер, дата надсилання і дата присвоєння номера. Зазвичай це займає секунди, при великому навантаженні номер може прийти із запізненням.
- Отримання. Покупець бачить фактуру у своїй програмі або в Aplikacja Podatnika.
Що таке номер KSeF, UPO і QR-код на фактурі, докладно розбираємо в статті номер KSeF, UPO і QR-код.
Що KSeF перевіряє, а що ні
| KSeF перевіряє | KSeF не перевіряє |
|---|---|
| чи файл XML відповідає шаблону FA(3) | чи покупець є саме тією фірмою |
| права особи або програми, що надсилає | чи покупець є активним платником VAT |
| чи цей продавець уже не надсилав фактуру з таким самим номером і видом | чи правильні ціни, ставки й описи |
| чи дата виставлення не пізніша за дату прийняття | чи угода взагалі відбулася |
| контрольні суми номерів NIP і розмір файлу |
Підстава: FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, пит. 15, 21, 27. На практиці фактура з чужим, але формально правильним NIP пройде. Тоді її коригують до нуля і виставляють нову на правильну фірму (пит. 21). Арифметичних помилок KSeF теж не ловить: таку фактуру прийме, а потім її треба коригувати (пит. 19). Що робити в таких випадках, описано в статті помилка у фактурі KSeF.
Файл, який KSeF відхилив, фактурою не є. Його не коригують і не анулюють, а виправляють і надсилають знову (пит. 20). Фактуру з номером KSeF редагувати вже не можна, будь-яка зміна робиться через фактуру-коригування (faktura korygująca) (пит. 18).
Коли фактура виставлена, а коли отримана
| Момент | Для кого | Підстава |
|---|---|---|
| Виставлення: день надсилання до KSeF | продавець | art. 106na ust. 1 |
| Отримання: день присвоєння номера KSeF | покупець, який отримує фактури в KSeF | art. 106na ust. 3 |
| Отримання: день фактичного отримання (наприклад, PDF) | споживач, іноземна фірма та інші покупці, яким фактуру дають поза KSeF | art. 106na ust. 4 |
Приклад від MF: фактуру надіслали 1 лютого, номер KSeF присвоєно 2 лютого. Дата виставлення 1 лютого (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, пит. 13). В онлайн-режимі дата в полі P_1 має збігатися з днем надсилання. Якщо ви надішлете фактуру лише наступного дня, KSeF вважатиме її фактурою в режимі offline24 (пит. 12).
Чому фактури більше не приходять на e-mail
Це найчастіша несподіванка для тих, хто звик отримувати рахунки від постачальників поштою. KSeF не надсилає сповіщень: програма покупця сама має перевіряти, чи з'явилися нові фактури (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, пит. 38). Продавець не дізнається, чи покупець завантажив фактуру (пит. 39), і не зобов'язаний окремо надсилати йому номер KSeF (пит. 41).
Покупець нічого не підтверджує. Фактура вважається отриманою в день присвоєння номера KSeF (пит. 11), навіть якщо її ще ніхто не відкривав. Тому у вашій фірмі хтось, ви самі або бухгалтер (księgowa), має мати доступ до KSeF уже зараз. Як завантажувати вхідні фактури, пояснюємо в статті як отримувати фактури від постачальників.
Клієнт без NIP та іноземна фірма
Приватна особа (споживач) не має NIP і не отримує фактури в KSeF, як фірма. Фактуру для неї можна виставити в KSeF або поза ним, це ваш вибір (art. 106ga ust. 2 pkt 4; FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, пит. 5). Докладніше в статті фактура для клієнта з NIP і без NIP.
Іноземна фірма без польського NIP теж не увійде в KSeF. Фактуру для неї ви виставляєте в KSeF (якщо маєте такий обов'язок), а потім передаєте домовленим способом, наприклад як PDF (пит. 9 і 36).
Якщо фактуру з KSeF ви даєте комусь поза системою, на ній має бути QR-код, за яким її можна знайти і перевірити в KSeF (art. 106gb ust. 5). На онлайн-фактурі один QR-код, а під ним номер KSeF (FAQ MF, категорія „Tryby offline i kody QR”, пит. 7).
Коли KSeF не працює
Продажі не зупиняються. Закон передбачає три окремі режими: offline24 (продавець може обрати його будь-коли, надіслати фактуру треба не пізніше наступного робочого дня), режим недоступності KSeF, оголошеної MF (наступний робочий день після її завершення), і аварійний режим (7 робочих днів після завершення аварії). При повній аварії, оголошеній у ЗМІ, фактури до KSeF не досилають (FAQ MF, категорія „Tryby offline i kody QR”, пит. 1; категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, пит. 10). Подробиці в статті KSeF offline.
Головні дати
- 1 лютого 2026 р.: усі фірми отримують фактури через KSeF; виставляють у KSeF фірми, чиї продажі з VAT у 2024 р. перевищили 200 млн zł.
- 1 квітня 2026 р.: обов'язок виставляти в KSeF для всіх інших, зокрема JDG і тих, хто звільнений від VAT.
- До 31 грудня 2026 р.: фактури можна виставляти поза KSeF, поки за місяць вони не перевищують 10 000 zł брутто (art. 145m).
- 1 січня 2027 р.: ліміт зникає, KSeF для всіх.
Повна таблиця з винятками і штрафами є в статті KSeF: з якого числа обов'язковий, а що це означає для підприємця, у статті KSeF для JDG.
Питання і відповіді
Чи замінює KSeF програму для фактур?
Не зовсім. KSeF приймає і зберігає фактури. Виставити їх можна в безкоштовній Aplikacja Podatnika або в програмі, яка з'єднується з KSeF через API.
Чи можна виправити фактуру після надсилання до KSeF?
Ні. Фактуру з номером KSeF редагувати не можна, кожна зміна оформлюється фактурою-коригуванням (FAQ MF, категорія „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, пит. 18).
Чи повідомить мене KSeF про нову фактуру від постачальника?
Ні. Ви самі перевіряєте KSeF, або ваша програма завантажує фактури автоматично (пит. 38 і 40).
Фактуру надіслали о 23:59. Яка в неї буде дата?
Важить момент реєстрації файлу на шлюзі KSeF, а не момент присвоєння номера (FAQ MF, категорія „Rozwiązania informatyczne, integracje i struktura KSeF”, пит. 13). Але краще не залишати надсилання на останні хвилини дня.
Джерела
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 106ga ust. 2, art. 106gb ust. 4 i 5, art. 106na ust. 1, 3 i 4, art. 145m
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0: kategoria „Wystawianie i otrzymywanie faktur”, pyt. 5, 9, 10, 11, 12, 13, 15, 16, 18, 19, 20, 21, 27, 35, 36, 38, 39, 40, 41; kategoria „Tryby offline i kody QR”, pyt. 1, 7; kategoria „Rozwiązania informatyczne, integracje i struktura KSeF”, pyt. 3, 13
- Etapy wdrożenia KSeF (ksef.podatki.gov.pl)
- Pliki do pobrania KSeF 2.0: schemat i broszura FA(3), Podręcznik KSeF 2.0 cz. I i II
- Dokumentacja API KSeF 2.0, MF (GitHub CIRFMF): „Weryfikacja faktury”, „Numer KSeF”, „Tryby offline”, „Kody weryfikujące QR”
Правовий стан на 19 жовтня 2026 р.
Стаття має загальний інформаційний характер і не є податковою консультацією.